„This meeting could have been an email“: Im Büro effizient kommunizieren

Rechts vor Links: Je emotionaler desto synchroner

Die Matrix ist eigentlich super simpel, so gilt wie im Straßenverkehr „Rechts vor Links“ – je emotionaler das Thema, desto synchroner sollte der Kanal sein. Sprich: Ein Kennenlernen, wichtiges Entscheidungsmeeting oder ein richtungsweisendes Personalgespräch gehören ins Office, egal wie gut eine Kamera oder das extra Licht am Laptop sind.

Themen, die viel Hintergrundwissen brauchen und ebenso die meisten Updates sind eigentlich immer sehr viel schneller über die unglaublich guten digitalen, asynchronen Tools wie Slack zu erledigen.

Feste Regeln, aber mit Spielraum

Wie an einigen Stellen der Matrix deutlich wird, lassen sich nicht alle Kommunikationssituationen einer bestimmten Ecke zuordnen. So ist die Einzelarbeit zwar klar asynchron und sachlich, eignet sich jedoch sowohl für das Office als auch für das mobile Arbeiten. Was also tun, um Missverständnisses vorzubeugen?

Ganz einfach: Für konkrete Kommunikationsmittel Regeln aufstellen. So nutzen wir im Unternehmen beispielsweise E-Mails hauptsächlich nur, um mit externen Personen zu kommunizieren, den Chat bei Slack (der über Microsoft Teams genauso gut funktioniert), um morgens einzuchecken und wenn wir uns schnell abstimmen müssen.

Davon strikt getrennt ist unsere Aufgabenverteilung, die wir über ein Planungstool organisieren, um den Projektstatus abzufragen und Rückfragen zu konkreten Aufgaben zu klären.

Der Anfang von New Work: Kommunikation neu denken

Es verdeutlicht: Digitale Tools bilden zwar das Fundament, um Arbeit nachhaltig zu verändern, indem sie helfen schneller, transparenter und intensiver zu kommunizieren.

Im Endeffekt kommt es aber immer auf die Menschen an und wie sie am besten im Team zusammenarbeiten. Die Matrix soll helfen, Tendenzen anzugeben und bestimmte Situationen klar abzugrenzen.

Neuen Methoden wird in der Regel erstmal mit Skepsis begegnet. Dabei ist Offenheit der erste Schritt in die richtige Richtung. Denn New Work ist ein infiniter Prozess – und kein Projekt. Da braucht es Menschen, die den ganzen Weg mitgehen und Arbeit neu denken wollen. So bleibt New Work nicht nur ein Buzzword, sondern wird gelebte Realität.

Über den Autor: Christoph Magnussen ist CEO der New-Work-Beratung Blackboat, die Unternehmen holistisch bei der Einführung von technologischen, kulturellen und räumlichen Lösungen berät, um die Zusammenarbeit in Unternehmen nachhaltig zu stärken.