Die Top-Tipps für moderne Geschäftsreisen
Gastbeitrag von Michael Riegel, CEO von Navan in der EMEA-Regio.
Geschäftsreisen sind aus der Arbeitswelt von heute nach wie vor nicht wegzudenken. Zu groß ist der Wert von persönlichen Treffen für das Business. Aber wie können Dienstreisen in Zeiten der aktuellen Sparmaßnahmen und steigenden Nachhaltigkeitsanforderungen neu gedacht werden? Diese Tipps verraten es.
Was ist anders an den Dienstreisen von heute?
Nach der Corona-Pandemie sind viele Unternehmen nie zum strikten Büroalltag zurückgekehrt. Flexible Arbeitsmodelle und Remote-Work haben sich in vielen Betrieben durchgesetzt. Das hat Auswirkungen darauf, weshalb dienstlich gereist wird. Den Buchungsdaten der Geschäftsreise- und Spesenplattform Navan zufolge waren die Gründe für Geschäftsreisen 2024 vor allem Kundenbesuche, die Teilnahme an Veranstaltungen, aber auch Team-Building wie interne Treffen oder Besuche unternehmenseigener Bürostandorte. Das spiegelt die Realität vieler Belegschaften wider, die nicht mehr an einem physischen Ort zusammenarbeiten.
Das Thema Nachhaltigkeit hat ebenfalls an Bedeutung gewonnen. Nicht nur das allgemeine Umweltbewusstsein in der Gesellschaft ist gestiegen, Unternehmen müssen außerdem neue gesetzliche Vorgaben einhalten. Dazu gehören beispielsweise neue Nachhaltigkeitsrichtlinien der EU und ein Flugverbot innerhalb Frankreichs für Strecken, die in weniger als 2,5 Stunden mit dem Zug erreicht werden können. Deshalb spielt ein Reduzieren der CO2-Emissionen vermehrt eine Rolle, was die Umweltauswirkungen von Dienstreisen einschließt.
5 Tipps, die Geschäftsreisen besser machen
1. Verkehrsmittel bewusst wählen
Die Bahn erfreut sich zwar nicht immer größter Beliebtheit. Trotzdem gilt: Wenn es sinnvoll ist, sollte auf umweltschonende Verkehrsmittel gesetzt werden. Zugfahrten sind nicht nur besser für das Klima als Flugreisen, bei innerdeutschen Strecken sind sie häufig schneller, wenn die Reisezeit zu den Flughäfen sowie die Sicherheitskontrolle berücksichtigt werden. Daher sind Bahnreisen bei den deutschen Navan-Kunden beliebt: Knapp die Hälfte (46 %) der innereuropäischen Buchungen über die Reiseplattform entfällt aktuell auf Züge, gegenüber 54 % für Flüge. Innerhalb Deutschlands werden laut Navan-Buchungsdaten sogar drei von vier Geschäftsreisen mit dem Zug unternommen.
Dennoch können Flüge je nach Strecke und persönlicher Situation die bessere Option sein. Wird dieses Verkehrsmittel gewählt, bietet es sich an, die anfallenden Emissionen beim jeweiligen Fluganbieter zu kompensieren.
2. Durch strategische Planung Kosten sparen
Der Reisezeitpunkt kann einen großen Einfluss auf die Ausgaben für einen Business Trip haben. Der Januar erweist sich dafür als am günstigsten. Im Schnitt der letzten drei Jahre lag eine über Navan gebuchte Hotelübernachtung in diesem Zeitraum 28 % unterhalb des Preises für einen Aufenthalt im teuersten Monat September.
Darüber hinaus ist die Organisation vor Ort nicht zu vernachlässigen. Das Kombinieren möglichst vieler Termine mit Kunden oder Partnerunternehmen sowie eine Weiterreise an zusätzliche Ziele in der Nähe kann den Kostenaufwand spürbar senken.
Und auch wenn sich kurzfristige Termine im Geschäftsalltag nicht immer vermeiden lassen, sollten Buchungen frühzeitig vor Reiseantritt vorgenommen werden. Deswegen haben wir bei Navan eine Buchungsvorlaufzeit von 2 Wochen in unserer eigenen Reiserichtlinie festgelegt. Dies sorgt für die ideale Balance aus Kosten für das Unternehmen und Flexibilität für unsere Reisenden.
3. Auffällig günstige Angebote sorgfältig prüfen
Bei der Flut an scheinbar preiswerten Reiseangeboten ist Vorsicht geboten. Mit sogenannten „Hacker Fares”, bei denen mehrere Flugtickets zum Endreiseziel kombiniert werden, lässt sich zwar bares Geld sparen. Allerdings besteht keine Garantie auf Weitertransport, wenn es beim ersten Flug zu Verspätungen oder einem Ausfall kommt. Daher sollte immer auf umbuchbare Anschlussverbindungen geachtet werden.
Zudem bergen unschlagbare Preise auf Vergleichsportalen wie Skyscanner, die von unbekannten Anbietern stammen, ihre Risiken. Beim Klick auf ihre Webseite stellt sich oft heraus, dass es sich beispielsweise um einen Tarif mit anderen Stornierungsbedingungen als die Suche handelt. Je weiter man im Buchungsprozess voranschreitet, desto teurer wird der Preis, der am Ende die ursprünglich höheren Angebote deutlich übersteigt. Neben der Kosten können Reservierungen außerhalb der vorgegebenen Buchungsplattform des Unternehmens – falls vorhanden – ein Sicherheitsrisiko darstellen. Der Aufenthaltsort der reisenden Person ist dann nicht bekannt, sodass in Notfallsituationen nicht schnell reagiert werden kann.
4. Mit wenig Aufwand entspannt reisen
Auf Dienstreisen müssen viele Termine und Aufgaben koordiniert werden. Gerade dann sollte der Komfort nicht zu kurz kommen. Durch das Buchen eines Sitzplatzes für die Bahn oder Flugreisen lassen sich eine Menge Nerven und Diskussionen sparen. Zusätzlich gibt es bei einigen Flughäfen (z. B. Flughafen Berlin-Brandenburg, Frankfurt Airport oder Düsseldorf International) die Möglichkeit, kostenfrei ein Zeitfenster für die Sicherheitskontrolle zu buchen. Andernfalls lohnt sich der kleine Aufpreis für die Priority Lane, um lange Wartezeiten zu umgehen.
5. Auf eine zentrale Lösung setzen
Umständliche Vergleiche auf mehreren Online-Portalen kosten viel Zeit – und damit Geld für den Arbeitgeber. Digitale Reisemanagement-Tools wie Navan bieten eine gute Übersicht mit zahlreichen relevanten Optionen über verschiedene Anbieter hinweg und sammeln alle Buchungsinformationen an einem Ort. Damit können sich Reisende die Zettelwirtschaft mit ausgedruckten Bordkarten und Buchungsbescheinigungen sparen und finden alle Daten bequem in einer App.
