Warum Video-Meetings oft reine Zeitverschwendung sind – und was dagegen hilft

Unproduktive Video-Meetings fressen Zeit, Ressourcen und Motivation. Wie Unternehmen ihre Meetingkultur revolutionieren können und warum radikales Ausmisten der Schlüssel zum Erfolg ist.

Die Szene kennt jeder: Der Kollege kämpft seit Minuten mit der Stummschaltung, eine andere Teilnehmerin versteckt sich hinter einem Strand-Hintergrundbild, und der Rest der Galerie zeigt nur leblose Icons statt Gesichter.

Willkommen im Meeting-Alltag, der trotz jahrelanger Homeoffice-Erfahrung oft noch erschreckend ineffizient abläuft. Dabei können sich Unternehmen diesen Luxus längst nicht mehr leisten.

Zeit ist das neue Gold

„Unproduktive und überflüssige Meetings schädigen auch die Unternehmenskultur“, warnt Oliver Mattmann, Geschäftsführer der Peter Beglinger Training AG bei „Capital“. Der Schweizer Experte sieht ein wachsendes Problem: Während die verfügbare Arbeitszeit durch kürzere Wochenarbeitszeiten und mehr Urlaubstage kontinuierlich schrumpft, bleibt die Meetingflut ungebremst.

Anders als bei seinem Vater, der noch 55 Wochenstunden bei nur zwei Wochen Jahresurlaub leistete, steht modernen Arbeitnehmern deutlich weniger Zeit für konkrete Ergebnisse zur Verfügung.

Die Konsequenz liegt auf der Hand: Radikales Ausmisten des Terminkalenders. Besonders reine Informationsveranstaltungen können sofort gestrichen werden, bestätigt auch Stephan Höfer, Professor an der ESB Business School der Hochschule Reutlingen. Gemeinsam mit Mattmann hat er den Ratgeber „In 7 Etappen zum Meeting-Champion“ verfasst.

Die Meeting-Revolution

Die Grundregeln für erfolgreiche Meetings klingen simpel, werden aber selten konsequent umgesetzt:

1. Vermeidung unnötiger Meetings
   Kritische Reflexion: Ist ein Meeting wirklich notwendig, oder gibt es effizientere Alternativen?
   
2. Sicherstellung der Zielerreichung
   Klare Definition und Kommunikation des Meetingziels im Vorfeld.
   
3. Effizienz in der Durchführung
   Erreichen des Meetingziels mit den Teilnehmenden in möglichst kurzer Zeit.
   
4. Optimierung der Teilnehmerzahl
   Reduktion auf die wirklich notwendigen Personen, um Effektivität zu steigern.
   
5. Anpassung der Hierarchieebenen
   Einbindung der passenden Hierarchieebene zur Förderung offener Diskussionen und effizienter Entscheidungen.
   
6. Vereinfachung der Organisation
   Standardisierung und Vereinfachung organisatorischer Abläufe rund um Meetings.
   
7. Kontinuierliche Verbesserung
   Regelmäßige Reflexion und Anpassung der Meetingkultur gemeinsam mit den Teilnehmenden.

Doch warum hapert es in der Praxis? Eine Umfrage von Mattmanns Unternehmen für den Schweizer Wirtschaftsverband Economiesuisse liefert Hinweise: Jeder vierte der 532 Befragten gab zu, dass die Meetingkultur im Unternehmen nie hinterfragt wird. Nur elf Prozent beschäftigen sich mindestens monatlich mit Verbesserungsmöglichkeiten.

Kurz und knackig statt lang und zäh

Die Experten empfehlen, spontane Einzelmeetings durch regelmäßige Formate zu ersetzen. „Regelmäßige und wiederkehrende Meetings sind viel einfacher zu optimieren“, erklären sie. Ihr Credo: Lieber täglich 15 Minuten im Team austauschen als alle zwei Wochen 120 Minuten ergebnislos absitzen.

Besonders innovativ: Die Qualität von Meetings lässt sich tatsächlich messen. Höfer und Mattmann schlagen den „MEGA“-Wert (Meeting Goal Achievement) vor. Teilnehmende bewerten, ob das Sitzungsziel erreicht wurde – mit 0 oder 100 Prozent. Der Durchschnitt liefert ein klares Bild der Meetingqualität. Ein realistisches Ziel: Den MEGA-Wert der wichtigsten Meetings binnen drei Monaten um 25 Prozent steigern.

Verantwortung teilen

Gute Meetings sind nicht nur Aufgabe der einladenden Person. Die Experten raten:

• Jeder Teilnehmer trägt Verantwortung für schnellere und bessere Ergebnisse
• Nach jedem Meeting die Frage stellen: Was können wir beim nächsten Mal sofort verbessern?
• Feste Zeiten für die Optimierung der Meetingkultur reservieren
• Konsequenz: „Keine Einladung für Meetings annehmen, in der Agenda, Zielsetzung und Protokoll fehlt“

Management in der Pflicht

Die entscheidende Rolle spielen jedoch Führungskräfte. „Wird vom Management eine ’schlampige‘ Meetingkultur vorgelebt, zieht sich das durchs Unternehmen“, warnt Mattmann. Überraschend: Selbst viele Top-Manager moderieren Meetings eher mittelmäßig. Dennoch werde Weiterbildung in diesem Bereich massiv vernachlässigt.

Der Experte betont: Eine verbesserte Meetingkultur ist kein Selbstläufer, sondern permanente Führungsaufgabe. Nur mit konsequenter Weiterbildung und Vorbildfunktion lassen sich hart erarbeitete Fortschritte nachhaltig sichern.

Die Zukunft erfolgreicher Unternehmen wird maßgeblich davon abhängen, wie effizient sie ihre knapper werdenden Zeitressourcen einsetzen. Der Trend geht eindeutig zu kürzeren, fokussierteren Meetings mit klaren Entscheidungsprozessen. Technologische Entwicklungen wie KI-gestützte Meeting-Assistenten werden künftig helfen, Agenden zu optimieren, Protokolle zu erstellen und Nachverfolgung zu automatisieren.

Unternehmen, die ihre Meetingkultur nicht revolutionieren, riskieren einen erheblichen Wettbewerbsnachteil – besonders im Kampf um talentierte Fachkräfte, die ihre Zeit nicht in sinnlosen Sitzungen verschwenden wollen. Die Meeting-Revolution ist keine Option, sondern Überlebensstrategie in einer Arbeitswelt, in der Effizienz und Fokus die entscheidenden Erfolgsfaktoren sind.

Quellen: In 7 Etappen zum Meeting-Champion, Capital, Der Standard