Zeitverschwendung ade: Acht Tipps für mehr Effizienz in Meetings

Ein Gastbeitrag von Chris Farinacci, Head of Business bei Asana.

Ein Problem in vielen Firmen ist die Überlastung der Mitarbeiter durch zu viel Kommunikation und zu viele Meetings. In einer internen Umfrage von Asana wurden die Mitarbeiter nach den größten zeitfressenden Faktoren gefragt, wobei am häufigsten die Kommunikation als Hauptproblem genannt wurde. Wie können Unternehmen also die richtige Balance finden, um ausreichend zu koordinieren, aber auch maximale Effizienz zu erreichen?

Verantwortung abgeben

Es ist nicht immer zweckmäßig, bei jedem Projekt mit einbezogen zu werden. Arbeitnehmer sollten sich daher folgende Fragen stellen: Ist es nötig, Feedback zu etwas zu geben, das eigentlich einem direkten Verantwortlichen unterliegt? Ist es notwendig, an jedem Meeting teilzunehmen oder reicht das Fazit aus?

Direkte Verantwortung schaffen

Konsens ist häufig nur langsam zu erreichen und verschlechtert dabei oft den Workflow. Dabei ist eine Kultur erstrebenswert, bei der jeder Mitarbeiter vorher festgelegte Bereiche und Aufgaben verantwortet. Deshalb sollte jede Entscheidung im Unternehmen genau einem direkten Verantwortlichen unterstellt sein. Wenn eine wichtige Entscheidung getroffen werden muss, lässt sich der notwendige Input dann leicht vom jeweils zuständigen Mitarbeiter einholen.

Vertrauen ist das A und O

Um jedem Mitarbeiter mehr Entscheidungsbefugnis zu geben und zügig voranzukommen, kann nicht jede Entscheidung in Frage gestellt werden. Insbesondere dann nicht, wenn der Entscheidungsträger den größeren Bezugsrahmen hat. Fehler gehören dazu, solange Mitarbeiter daraus lernen und die richtigen Schlüsse ziehen.

Direktes Feedback geben

Wenn es allerdings um Verbesserungen geht, die auch wichtig für den Einzelnen sind, ist es essentiell Feedback zu geben – freundlich, aber ungeschönt und konstruktiv. Offenes, ehrliches Feedback hilft dabei, sich selbst und damit auch den Projekterfolg zu verbessern.

Abhängigkeiten minimieren

Müssen zwei Teams wirklich immer in absoluter Übereinstimmung zusammenarbeiten? Oder kann man sich durch klare Aufgabenverteilungen so koordinieren, dass man sich gegenseitig so weit wie möglich in Ruhe lässt? Abhängigkeiten vom jeweils anderen können so vermieden und Zeit gespart werden.

Meetings falls möglich vermeiden

Bei zeitraubenden Meetings sollten Mitarbeiter dem Veranstalter Feedback geben. Gerade dann, wenn die Anwesenheit nicht unbedingt erforderlich ist, lohnt es, den Gesamtwert zu betrachten. Muss ich dann wirklich vor Ort sein? Außerdem sollte derjenige, der Meetings einberuft, Teilnehmer dann als optional markieren, wenn deren Anwesenheit nicht dringend erforderlich ist.

Meetings so kurz wie möglich halten

Bei der Planung einer Besprechung sollte oft eine Dauer von knapp 30 Minuten genügen. Sollte es einmal länger dauern, kann mit 45 Minuten, aber bei kürzeren Meetings auch mit 15 Minuten geplant werden. Wichtig: Eine 60-minütige Besprechung ist manchmal besser als zwei 30-minütige Besprechungen, bei denen der Gesamtzusammenhang aufs Neue hergestellt werden muss.

Ergebnisse und nicht Prozesse kommunizieren

Oft spielt es für andere Mitarbeiter keine Rolle, wie ein Team die gesteckten Ziele erreicht oder wie sie zum Lernerfolg gekommen sind – die Ergebnisse zählen.

Chris Farinacci ist Head of Business bei Asana und verantwortet das geschäftliche Wachstum und die Markteinführung. Das Unternehmen aus San Francisco bietet Management-Software, mit der Teams ihre Arbeit organisieren und effizienter gestalten können. Zu Kunden gehören unter anderem Zalando, Airbnb oder die NASA. Bevor er zu Asana kam, leitete er das globale Marketing für das Unternehmens- und Bildungsgeschäft von Google.