Gastbeitrag: Wie wir ambitionierte Pläne wieder auf Spur bringen

von Deb Lee, Beraterin für produktives Arbeiten im digitalen Raum und zertifizierte Evernote-Expertin

Wer im Januar noch fleißig Vorsätze für’s neue Jahr geplant hat, ist häufig spätestens nach Ostern in Verzug oder kurz davor, den Kopf ganz in den Sand zu stecken. Nicht selten werden Routinen und Gewohnheiten Herr über unser Handeln. Ziele verschwimmen mit der Zeit mehr und mehr und irgendwann werfen wir sie in der Regel komplett über den Haufen.

Dennoch: Alles neu macht der Mai – jetzt ist genau der richtige Zeitpunkt für eine erste, ehrliche Rekapitulation, sowohl in Hinblick auf private wie auch berufliche Ziele.

Hier eine dreistufige, praktikable Herangehensweise, die sich besonders für solche Recaps eignet. Mit RaPiD Productivity (Review, Plan, Do) bekommen wir unsere Jahrespläne wieder auf Spur und können endlich mit dem Aufschieben aufhören:

Review.

Nach zwei kräftezehrenden Jahren sind viele mit frischer Energie und großer Motivation ins neue Jahr gestartet. Daher nicht verwunderlich, dass die Neujahresziele meist sehr ambitioniert geplant wurden – denn mit dem Erreichen eines Ziels kann der Erfolg umso größer gefeiert werden. Oft vergessen wir jedoch, dass Ziele auch der Orientierung dienen und gleichzeitig anspornen sollen. Sind sie zu groß gedacht, passiert häufig das Gegenteil: Frust kommt auf, weil man nicht weiter kommt und die Motivation sinkt.

Um das zu verhindern und Ziele nicht völlig abzuschreiben, sollte man sie erst einmal Revue passieren lassen. Ein ehrlicher Rückblick auf die vergangenen Monate verrät: Zielstrebigkeit verlangt auch, einmal auf die Bremse zu treten. Der erste Check findet statt, wenn klar wird, dass sich etwas ändern muss, da man den ursprünglich gesetzten Zielen bisher kein Stück näher gekommen ist. Dieser Rückblick ist der Beginn eines besseren, effektiveren Plans.

Da es sich nahezu überwältigend anfühlen kann, zu überprüfen, was gut funktioniert hat und was nicht, empfiehlt sich ein „Brain Dump“. Also einmal alle Gedanken zu Papier bringen oder digital visualisieren. Mit einer Notiz-App ist das problemlos möglich.

Anschließend sollte man sich vor Augen führen, wo man hinsichtlich der eigenen Vorsätze aktuell steht. Habe ich wirklich so wenig erreicht, wie gedacht? Oder wird nun klar, dass viele kleine Schritte bereits auf das große Ziel eingezahlt haben? Danach ist es wichtig, für sich selbst zu definieren, was es bedeutet, produktiv zu sein. Produktivität kann abhängig von individuellen Zielen auch unterschiedlich definiert werden. Den Status Quo zu rekapitulieren trägt meist mehr zur produktiven Umsetzung bei, als man vorher denken mag.

Sobald der neue Plan steht: einmal wöchentlich kontrollieren. Jeder Mensch ist anders und hat seine eigene Routinen, daher macht alternativ vielleicht auch eine zweiwöchentliche oder sogar eine tägliche Kontrolle Sinn – die Regelmäßigkeit ist hier der springende Punkt.

Plan.

Hat man einmal alle Ziele und Pläne zu Papier gebracht, ist es an der Zeit, einen neuen Plan zu schmieden oder den alten zu überarbeiten. Am besten funktioniert das, wenn To-Dos auf kleinere, machbare Teilschritte heruntergebrochen werden. Das trägt dazu bei, dass Ziele schneller erreicht und somit auch schneller gefeiert werden können.

Essentielle Fragen bei der Planung sollten sein: Wie sieht Erfolg für mich aus? Und was ist mein erster oder nächster Schritt? Dabei ist von besonderer Bedeutung, persönliche Pain-Points zu identifizieren, die bisher von der Umsetzung abgehalten haben. Sowohl im beruflichen als auch privaten Kontext sollte man darauf achten, dass es sich tatsächlich um eigene Ziele handelt – und nicht etwa die einer anderen Person. Sonst besteht die Gefahr, dass Ziele fremdgesteuert werden und man auf deren Entwicklung kaum mehr Einfluss nehmen kann.

Nun geht es an die Umsetzung. Der Spruch „Eines nach dem anderen“ bewährt sich auch hier. Immer alle Ziele auf einmal und am liebsten sofort erreichen zu wollen, baut häufig Druck auf und endet oft in Enttäuschung oder Frustration. Produktiv zu sein bedeutet nicht nur, mit Schnelligkeit Ziele zu erreichen, sondern nachhaltig davon motiviert zu werden, kleine Teile umzusetzen. Letztlich ist das Hinarbeiten auf ein Vorhaben mit Durchhalten, aber noch viel mehr mit der Lust, Dinge in die Tat umzusetzen, verbunden.

Methoden wie SMART oder CLEAR eignen sich, um zu überprüfen, ob Ziele realistisch und umsetzbar sind. Produktivitäts-Apps sind digitale Helfer und eignen sich, um „Schritt für Schritt“-Pläne festzuhalten. Ein weiterer Tipp, um die Produktivität zu fördern, ist, Fristen zu setzen und diese im Kalender oder einer Produktivitäts-App festzuhalten.

(re)Do.

Der innere Schweinehund ist ja bekanntlich der härteste Gegner. Hinzu kommt, dass viele Erfolge aus der Vergangenheit auf Geschichten fußen, in denen Menschen ihre Ziele allein erreicht haben und als Stand-Alone-Held:innen gefeiert werden. Schaut man aber genauer hin, wird oftmals schnell klar: Hinter fast jedem Erfolg steht nicht allzu selten viel Geduld und ein großes Support-Netzwerk, das das Erreichen des Ziels unterstützt und produktives Handeln fördert oder sogar gar erst möglich macht.

Feedback von außen einzuholen ist gerade dann wichtig, wenn man einen kleinen Ansporn braucht. Mentor:innen und Coaches sowie Freund:innen und Kolleg:innen sind gute Sparringspartner:innen. Nicht nur das Einbringen und Teilen von Wissen ist von Vorteil bei der Umsetzung ambitionierter Pläne – das Miteinander trägt auch maßgeblich dazu bei, motiviert zu bleiben und mit Elan an der Umsetzung von Zielen zu arbeiten. Auch Aufgabenmanagement-Tools mit Projektaufgabenlisten und der Möglichkeit, einzelne Meilensteine festzuhalten und Erinnerungen einzustellen, sind gute Tricks, um produktiv voranzukommen.

Zeit ist wertvoll und nutzt man sie sinnvoll, kann man davon nur profitieren. Mit RaPiD befreit man sich aus der Falle der „Geschäftigkeit“ und bringt die ambitionierten Neujahrspläne wieder auf Spur. So können wir produktiv werden und uns auf das Erreichen der Ziele konzentrieren, die wirklich wichtig sind und deren Erfolge wir gerne feiern möchten.