Gastbeitrag: Warum wir auch nach der Pandemie von überall verteilt arbeiten werden

von Rosie Cogill

Die Welt befindet sich seit über einem Jahr im Home Office. Das ist eine Zeit, in der wir alle unsere Lebens- und Arbeitsweise überdenken konnten und die uns dringend benötigte Veränderungen, technologische Fortschritte und einen großen Schritt nach vorne in Sachen Digitalisierung gebracht hat. Diese Zeit hat aber auch Fragen über die Zukunft des Arbeitsplatzes aufgeworfen: Werden wir zurück ins Büro gehen oder weiterhin von zu Hause aus arbeiten?

Noch vor der Pandemie haben wir erkannt, dass unser Unternehmen keine Büros benötigt, damit wir effizient zusammenarbeiten und den Teamgeist fördern können. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschlossen, die Firmensitze im Silicon Valley, in Paris und Tokio aufzulösen. Inzwischen arbeiten wir als weltweit verteiltes Team.

Das bringt viele Vorteile mit sich: Zum einen sind unsere Teamkollegen:innen nicht mehr darauf angewiesen, am Unternehmensstandort zu wohnen. Sie sparen sich außerdem das stressige Pendeln und die hohen Mieten in den Großstädten. Zum anderen können wir vielversprechende Talente weltweit rekrutieren, da unsere Stellenangebote keine geografischen Einschränkungen mehr haben.

Arbeite dort, wo du den besten Job hast und lebe dort, wo du das beste Leben hast

Wir haben ein Mantra: „Arbeite dort, wo du den besten Job hast und lebe dort, wo du das beste Leben hast“. Ich denke, das ist eine wundervolle Aussage, die in der heutigen schnelllebigen Welt von großer Bedeutung ist. Aber das war nicht immer so. Zu seiner Zeit bei Evernote war unser CEO Phil Libin ein Verfechter von physischen Meetings, obwohl er als Technologie-Evangelist auch den Einsatz neuer Tools förderte.

Im Laufe der Zeit und vor allem als er das Produktstudio All Turtles gründete, änderte er aber seine Meinung, da er die Vorteile der Flexibilität des verteilten Arbeitens erkannte. Von nun an sollte jede:r Mitarbeiter:in seine bzw. ihre Arbeit von jedem Ort auf der Welt erledigen können. Er selbst verließ das Silicon Valley und zog aufs Land nach Arkansas.

Tue das, was besser persönlich funktioniert, persönlich und das, was besser per Video funktioniert, per Video

Es ist wichtig, seine Kommunikationskanäle und -strategien anzupassen und stetig zu optimieren, um als verteiltes Team erfolgreich zusammenzuarbeiten. Wenn Kolleg:innen in verschiedenen Zeitzonen an unterschiedlichen Aufgaben arbeiten, ist es manchmal schwer, virtuelle Meetings synchron abzuhalten. Aus diesem Grund haben wir Live-Meetings durch aufgezeichnete Videos und Präsentationen ersetzt.

Unser wichtigstes Tool ist dabei (natürlich) unser eigenes. Auf diese Weise kann sich jede:r Mitarbeiter:in die Aufzeichnungen in seinem oder ihrem persönlichen Arbeitsrhythmus und Tempo ansehen und die Aufgaben zu den Zeiten bearbeiten, die für sie oder ihn am besten geeignet sind. Wenn mal eine Live-Videokonferenz oder ein „All Hands Meeting“ ansteht, verwenden wir die mmhmm-App, um das Meeting interaktiver zu gestalten und vor allem, um mehr Spaß zu haben.

Natürlich bedeutet die Umstellung auf ein verteiltes Team nicht, dass persönliche Treffen komplett abgeschafft werden und wir planen die gesamte Belegschaft zweimal im Jahr an einem Ort zusammenbringen. Anstatt gemeinsam Präsentationsfolien durchzugehen, sollten persönliche Treffen aber der lebendigen Diskussion und natürlich der Kontaktpflege und dem Networking dienen. Zum Beispiel bei einem gemeinsamen Abendessen. Phils passendes Motto hierzu lautet: „Tue das, was besser persönlich funktioniert, persönlich und das, was besser per Video funktioniert, per Video”.

Anstatt uns auf die Herausforderungen zu konzentrieren, fokussieren wir uns auf die positiven Effekte

Um ganz offen zu sein, versuchen wir, wie jedes andere Unternehmen auch, noch immer zu verstehen, wie ein verteiltes Team aussieht und wie wir unsere Arbeitsweise kontinuierlich verbessern können. Auch wenn diese Herausforderung noch eine Weile bestehen bleibt, machen wir unsere Arbeitsstruktur schon heute zu einer unserer größten Stärken.

Die Umstellung auf ein verteiltes Team hat mir persönlich als berufstätige Mutter zum Beispiel die Möglichkeit gegeben, meinen Alltag und mein Arbeitsleben so zu gestalten, wie es für mich und meine Familie am besten passt. Das ist ein klarer Vorteil gegenüber der Präsenzarbeit.

Das Wichtigste, was wir tun müssen, ist aber sicherzustellen, dass jede:r das richtige Arbeitsumfeld hat. Wir haben die Schließung der Büros nie als Möglichkeit gesehen, unsere Kosten zu senken; im Gegenteil, wir tun alles, was wir können, um unseren Mitarbeiter:innen weltweit alles zu bieten, was sie brauchen, um sich ihr eigenes komfortables und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Dazu gehört auch, dass wir dafür sorgen, dass jedes Teammitglied über die entsprechenden finanziellen Mittel verfügt.

Unser Ziel ist es daher in Zukunft allen Beschäftigten weltweit ein Gehalt auf dem Niveau von San Francisco zahlen zu können. Außerdem ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen ausreichend Unterstützung erhalten, um ihre individuellen Bedürfnisse zum Beispiel beim psychischen und körperlichen Wohlbefinden durch Fitness und Hobbys zu befriedigen. Hierfür erhalten alle Mitarbeiter:innen das Äquivalent von 800 US-Dollar pro Monat.

Um den Bedürfnissen unserer Mitarbeiter:innen gerecht zu werden, arbeiten wir mit verschiedenen Expert:innen und Dienstleister:innen in den jeweiligen Ländern zusammen. Dazu gehören Personalsysteme, Gehaltsabrechnungen und Unternehmen, die sich um rund 80 Mitarbeiter:innen in den inzwischen 17 Ländern rund um den Globus verteilt kümmern.

Die Dienstleister:innen, mit denen wir zusammenarbeiten, sind für den kompletten Verwaltungsaufwand unserer Mitarbeiter:innen zuständig, von der Gehaltsabrechnung über die Krankenversicherung bis hin zu Steuerangelegenheiten und der Altersvorsorge. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass sich unsere Mitarbeiter:innen nicht mit komplizierten Vorgängen herumschlagen müssen, sich ganz darauf konzentrieren, einen guten Job zu machen und ein gutes Leben zu leben – wo auch immer das sein mag.

Entdeckt und nutzt die Superkräfte des verteilten Arbeitens!

Der wichtigste Vorteil des verteilten Arbeitens ist der Aufbau und die Aufrechterhaltung eines soliden und produktiven Teams unabhängig von Ort und Zeitzone. Auf diese Weise können wir die Mitarbeiter:innen auswählen, die am besten zu uns passen und über die richtigen Fähigkeiten für die jeweilige Aufgabe verfügen, ohne an einen bestimmten Standort gebunden zu sein. Somit können wir aus einer riesigen Auswahl von Talenten wählen.

Außerdem existieren heute zahlreiche Tools und Systeme, die es den Mitarbeiter:innen ermöglichen, ihre Arbeit von jedem Ort der Welt aus zu erledigen. Die wichtigste Erkenntnis, die wir allen Unternehmen mit auf den Weg geben möchten ist aber, dass es extrem wichtig ist, immer auf seine Mitarbeiter:innen zu hören. Lasst Euch nicht von der Angst des Scheiterns überwältigen – Misserfolge sind ein wesentlicher Bestandteil des Lernprozesses, um schließlich bessere Wege der Zusammenarbeit zu finden.

Rosie Cogill ist General Manager für EMEA bei mmhmm. Sie arbeitet seit mehr als neun Jahren mit dem Gründer, Phil Libin, zusammen, unter anderem bei All Turtles. Die Video-App mmhmm bietet zahlreiche Zusatzfunktionen für Videocalls. Mehr unter: www.mmhmm.app