Das Jahr des Hasen: 8 Tipps für mehr Produktivität und Gelassenheit

Ein Gastbeitrag von Jenn Riek, Communications & Education Manager bei Evernote

Wir sagen „ciao“ zum Tiger – seit dem 22. Januar gibt der Hase den Takt an. Das chinesische Mondneujahr läuft und damit das Jahr des Wasser-Hasen, welches laut volkstümlichen Glaubens von Romantik, Gutmütigkeit und Sensibilität geprägt ist. Im Jahr des Wassers wird ein harmonisches Miteinander wichtiger, denn je.

Ideal für alle, die sich auf die Fahne geschrieben haben, nach vielen Jahren der Pandemie-bedingten Isolation wieder mehr in Kontakt mit ihren Kolleg:innen zu treten und ihre Work-Life-Balance stärker in den Fokus zu rücken.

Wie man die eigenen Bedürfnisse im Blick behält und die Stolperfalle der Geschäftigkeit überwindet, weiß Jenn Riek von Evernote. Sie verrät, was 2023 für die Berufswelt bereithält und wie wir es schaffen, aus festgefahrenen Strukturen auszubrechen, uns neu zu erfinden und das neue Geschäftsjahr mit Gelassenheit und Selbstbewusstsein zu meistern.

Kontrolle zurückerlangen und die Selbstorganisation auf links drehen

Unorganisiert zu sein, hat gravierende Folgen. Zu vergessen, eine E-Mail zu beantworten oder die ständige Suche nach Dokumenten oder Notizen, verursacht Stress, vergeudet Zeit und hat deshalb einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität und das emotionale Wohlbefinden. Mögliche Fallstricke mögen zwar klar sein, wie man sich aus ihnen befreit, längst nicht.

Dieses Jahr wird es Zeit, die Selbstorganisation bei den Hörnern zu packen, um einer gesunden Work-Life-Balance ein Stück näher zu kommen.

Der wichtigste Tipp zuerst: Es gibt keine one-fits-all Lösung. Einige blühen durch Einfachheit und Minimalismus auf, während andere Ordnung in farbkodierten Etiketten und Konsistenz finden. Jede:r sollte einmal mit verschiedenen Ansätzen experimentieren, um herauszufinden, was am besten hilft.

Hier sind 4 Tipps:

1. Standardmäßige Ordner und Dateien erstellen: Solange nur ein Dokument „Entwurf_1” heißt, geht das in Ordnung. Werden es jedoch mehr, fängt die Suche an. Klingt banal, wirkt aber Wunder, denn Namensetiketten sparen erheblich Zeit und entlasten die Ablage im Kopf.
   
2. Inhalte verknüpfen: Im Laufe des Tages springt man ständig zwischen verschiedenen Anwendungen und Dokumenten hin und her. Dieses Muster hat nicht nur Auswirkungen auf die Produktivität, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen verloren gehen. Es ist ratsam, sich auf wenige Programme zu beschränken und diese, so gut es geht, miteinander zu verknüpfen.
   
3. Platz auf dem Schreibtisch optimieren: Egal ob zuhause oder digital – ein kurzer Eintrag im Kalender kann regelmäßig daran erinnern, Ordnung zu schaffen. Auf einem Schreibtisch sollten sich nur zwei bis drei Dinge befinden, die tägliche Arbeitsabläufe erleichtern. Denn Ordnung am Arbeitsplatz bedeutet Ordnung im Kopf!
   
4. Einfachheit führt zu mehr Klarheit im Denken: Das (Arbeits-)Leben zu organisieren, bedeutet nicht einfach nur entrümpeln. Ein vorrangiger Effekt ist es, den Kopf klarer zu bekommen und diese Erkenntnisse auf die physische Umgebung, Arbeitsabläufe, Anwendungen und digitale Dateien zu übertragen.

Emotionale und mentale Energie sparen

Neben organisatorischen Tipps und Tricks sollte auch der Workflow in den Blick genommen werden. Denn ein Tag hat, auch in diesem Jahr, nur 24 Stunden. Und doch scheinen manche Menschen in dieser Zeit irgendwie mehr zu schaffen als andere. Was ist ihr Geheimnis? Die Antwort lautet: Zeitmanagement.

Denn die Art und Weise, wie man plant, Prioritäten setzt und Tag für Tag etwas bewirkt, hat einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität. Zeitmanagement hängt stark von individuellen Lebensumständen ab, aber ein paar allgemeine Tipps können helfen, Leben und Karriere besser zu organisieren:

1. Das große Ganze im Blick behalten: Bei Produktivitäts-Tools ist es einfach, den Google Kalender mit der App zu verbinden, um das Arbeitspensum besser zu strukturieren. Zusätzlich sollten Notizen mit Terminen oder Kontext verlinkt werden, um die Organisation zu erleichtern und Details leichter wiederzufinden.
   
2. Prioritäten setzen: Endlich lernen, richtig zu priorisieren – ein kleiner, aber feiner Tipp, um in diesem Jahr Energie zu sparen. Eine einfache Methode ist es hierbei, zwischen Aufgaben mit hoher Dringlichkeit und hoher Wichtigkeit zu unterscheiden. Bearbeitet man zunächst die dringlichen Aufgaben, vermeidet man am Ende eines Arbeitstags oftmals Überstunden.
   
3. Timing ist alles: Der Kopf lässt sich leicht austricksen – denn eigens gesetzte Deadlines für Aufgaben führen dazu, dass ein Tag besser strukturiert werden kann. Noch besser: Benachrichtigungen helfen, diese auch wirklich einzuhalten.
   
4. Aus Gewohnheiten Routinen machen: Wie in den meisten Bereichen, macht auch hier die Übung den Meister. Je mehr Routine in einen Prozess kommt, desto mehr Ruhe kehrt ein. Zeitmanagement bedeutet, Zeit bestmöglich zu verwenden und das Richtige zur richtigen Zeit zu tun. Intelligentes Zeitmanagement ermöglicht es, produktiver zu sein und in verschiedenen Bereichen des Lebens Fortschritte zu machen, während man gleichzeitig die Kontrolle über Stress- und Energieniveau behält. Weiß man den Wert der Zeit zu schätzen, ist man selten überlastet und kann Arbeits- oder Lebensmomente in vollen Zügen genießen.