E-Rechnungen: Die 190.000-Euro-Falle im Finanzamt-Visier

Ab 2025 werden E-Rechnungen im B2B-Bereich Pflicht. Doch 80 Prozent aller digitalen Rechnungen enthalten Fehler, die den Vorsteuerabzug gefährden. Ein teurer Blindflug für deutsche Unternehmen.

Die digitale Transformation der Buchhaltung hat eine gefährliche Falle für Unternehmen geschaffen. Während viele Firmen noch glauben, E-Rechnungen seien ein Zukunftsthema, liegen bereits heute rund 30 Prozent aller Eingangsrechnungen in elektronischer Form vor, wie „t3n“ berichtet. Das Problem: Die meisten Unternehmen erkennen diese E-Rechnungen nicht einmal als solche – und riskieren damit erhebliche finanzielle Einbußen.

Die unsichtbare Gefahr im PDF

Was auf den ersten Blick wie ein gewöhnliches PDF aussieht, enthält im Hintergrund einen entscheidenden Unterschied: einen unsichtbaren XML-Datensatz.

Genau dieser Datensatz – nicht der sichtbare PDF-Teil – ist laut „t3n“ steuerrechtlich relevant. Das Bundesfinanzministerium hat unmissverständlich klargestellt: Für die steuerliche Prüfung zählt ausschließlich der XML-Datensatz, eine simple Sichtprüfung des PDFs reicht nicht aus.

80 Prozent Fehlerquote – ein Millionenrisiko

Die Zahlen sind alarmierend: Rund 80 Prozent aller E-Rechnungen enthalten Fehler, die den Vorsteuerabzug gefährden.

Bei einem mittelständischen Unternehmen mit einem Einkaufsvolumen von einer Million Euro netto bedeutet das ein Risiko von 45.600 Euro an nicht erstattungsfähiger Vorsteuer, wie Berechnungen von „t3n“ zeigen. Dieser Betrag kann bei größeren Unternehmen schnell in die Hunderttausende gehen.

Technische Validierung statt Augenschein

Eine rein optische Kontrolle der Rechnungen reicht nicht mehr aus. Jede E-Rechnung muss nach der europäischen Norm EN 16931 validiert werden.

Dazu gehören:

• Technische Validierung der XML-Struktur
• Semantische Prüfung von Summen, Steuersätzen und Pflichtangaben
• Kontrolle der Formatkonformität bei XRechnung oder ZUGFeRD

„Bei ZUGFeRD-Rechnungen gilt immer der XML-Datensatz als rechtlich bindend – nicht das, was auf dem PDF zu sehen ist“, warnt „t3n“. Abweichungen zwischen beiden Versionen führen zur Ungültigkeit der gesamten Rechnung.