KI am Arbeitsplatz: Die heimliche Revolution von unten

Zwei Drittel der deutschen Arbeitnehmer nutzen KI eigeninitiativ, während Unternehmen zögern. Eine neue ifo-Studie zeigt: Die digitale Transformation findet statt – aber anders als erwartet.

Die KI-Revolution in deutschen Unternehmen kommt nicht von oben, sondern von unten. Während Führungsetagen noch über Implementierungsstrategien diskutieren, haben bereits 64 Prozent der Beschäftigten KI-Tools am Arbeitsplatz ausprobiert. Allerdings nutzt nur jeder Fünfte diese Technologien regelmäßig, wie eine aktuelle Studie des ifo Instituts belegt. Das wirklich Überraschende: Zwei Drittel der KI-Anwender handeln auf eigene Faust – ohne Auftrag oder Unterstützung ihrer Arbeitgeber, so Oliver Schlenker, stellvertretender Leiter des Ludwig Erhard ifo Zentrums für Soziale Marktwirtschaft. 

Die Guerilla-Digitalisierung

Die Zahlen offenbaren einen klaren Trend zur Selbstermächtigung. Während Unternehmen zögern, greifen Mitarbeiter eigenständig zu digitalen Werkzeugen.

Laut der Studie konzentriert sich diese individuelle Nutzung vor allem auf leicht zugängliche Text-Tools wie ChatGPT oder Übersetzungsdienste – Anwendungen mit minimalen Einstiegshürden und geringen Kosten. Über 80 Prozent der KI-Nutzenden setzen auf genau diese niedrigschwelligen Lösungen.

Wenn Firmen KI einführen, wird’s komplex

Anders sieht es aus, wenn Unternehmen die Initiative ergreifen. Die offiziell eingeführten KI-Systeme sind typischerweise komplexer und kostspieliger – etwa diagnostische Tools oder spezialisierte Sprach- und Bildverarbeitungssoftware. Die Studie zeigt auch: Wo Arbeitgeber KI strategisch implementieren, steigen Nutzungshäufigkeit, Weiterbildungsangebote und letztlich auch die Produktivitätsgewinne deutlich an.

Die Ergebnisse stammen aus der DiWaBe-Befragung von 2024, durchgeführt vom ifo Institut gemeinsam mit anderen renommierten Forschungseinrichtungen wie dem ZEW und dem IAB. Mit rund 9.800 Interviews liefert die Studie ein repräsentatives Bild der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten in Deutschland.

Business Punk Check

Der wahre KI-Gap liegt nicht zwischen Tech-Giganten und Mittelstand, sondern zwischen Mitarbeitern und Management. Während die Belegschaft längst experimentiert, verschlafen viele Führungsetagen den Anschluss. Die Zahlen entlarven den typischen Top-down-Digitalisierungsansatz als überholt.

Stattdessen brauchen wir Bottom-up-Strategien, die vorhandene Mitarbeiter-Initiativen aufgreifen und systematisch ausbauen. Unternehmen, die dieses Potenzial ignorieren, verschwenden nicht nur Ressourcen für teure Beratungen, sondern riskieren auch, dass ihre Mitarbeiter in Eigenregie unkoordinierte Schatten-IT-Strukturen aufbauen – mit allen Sicherheits- und Compliance-Risiken. Die eigentliche Herausforderung ist nicht die KI-Einführung, sondern das Kanalisieren bereits vorhandener Initiativen.

Häufig gestellte Fragen

• Wie können Unternehmen die KI-Eigeninitiative ihrer Mitarbeiter sinnvoll einbinden?
  Statt neue KI-Strategien von Grund auf zu entwickeln, sollten Unternehmen zunächst erheben, welche Tools bereits genutzt werden. Darauf aufbauend lassen sich koordinierte Strukturen schaffen: Definieren Sie klare Nutzungsrichtlinien, bieten Sie Schulungen an und schaffen Sie Austauschplattformen, wo Mitarbeiter ihre KI-Erfahrungen teilen können.
• Welche KI-Tools bieten das beste Verhältnis von Implementierungsaufwand zu Produktivitätsgewinn?
  Text-basierte Tools wie ChatGPT, DeepL oder Jasper liefern den schnellsten ROI, da sie ohne Spezialwissen nutzbar sind. Für den nächsten Schritt eignen sich Prozessautomatisierungstools mit KI-Komponenten. Komplexe Speziallösungen für Bildanalyse oder Predictive Maintenance sollten erst nach erfolgreichen Pilotprojekten flächendeckend ausgerollt werden.
• Wie lässt sich verhindern, dass Mitarbeiter unkontrolliert sensible Daten in KI-Tools eingeben?
  Entwickeln Sie pragmatische Datenrichtlinien statt pauschaler Verbote. Stellen Sie sichere, firmeninterne Alternativen zu öffentlichen KI-Tools bereit. Schulen Sie Mitarbeiter regelmäßig zu Datenschutzrisiken und implementieren Sie technische Lösungen, die sensible Informationen automatisch erkennen und filtern.
• Was kostet eine durchdachte KI-Transformation wirklich?
  Die größten Kosten entstehen nicht durch Lizenzen, sondern durch Change Management und Prozessanpassungen. Kalkulieren Sie pro Mitarbeiter mit 2-5 Schulungstagen und rechnen Sie mit einer Implementierungsphase von 6-12 Monaten, bis messbare Produktivitätsgewinne eintreten. Nutzen Sie bestehende Mitarbeiterinitiativen als kostenlose Pilotprojekte.

Quellen: DiWaBe-Befragung von 2024, Ludwig Erhard ifo Zentrum für Soziale Marktwirtschaft