Die Top-Tipps für moderne Geschäftsreisen

2. Durch strategische Planung Kosten sparen

Der Reisezeitpunkt kann einen großen Einfluss auf die Ausgaben für einen Business Trip haben. Der Januar erweist sich dafür als am günstigsten. Im Schnitt der letzten drei Jahre lag eine über Navan gebuchte Hotelübernachtung in diesem Zeitraum 28 % unterhalb des Preises für einen Aufenthalt im teuersten Monat September. 

Darüber hinaus ist die Organisation vor Ort nicht zu vernachlässigen. Das Kombinieren möglichst vieler Termine mit Kunden oder Partnerunternehmen sowie eine Weiterreise an zusätzliche Ziele in der Nähe kann den Kostenaufwand spürbar senken.

Und auch wenn sich kurzfristige Termine im Geschäftsalltag nicht immer vermeiden lassen, sollten Buchungen frühzeitig vor Reiseantritt vorgenommen werden. Deswegen haben wir bei Navan eine Buchungsvorlaufzeit von 2 Wochen in unserer eigenen Reiserichtlinie festgelegt. Dies sorgt für die ideale Balance aus Kosten für das Unternehmen und Flexibilität für unsere Reisenden. 

3. Auffällig günstige Angebote sorgfältig prüfen

Bei der Flut an scheinbar preiswerten Reiseangeboten ist Vorsicht geboten. Mit sogenannten „Hacker Fares”, bei denen mehrere Flugtickets zum Endreiseziel kombiniert werden, lässt sich zwar bares Geld sparen. Allerdings besteht keine Garantie auf Weitertransport, wenn es beim ersten Flug zu Verspätungen oder einem Ausfall kommt. Daher sollte immer auf umbuchbare Anschlussverbindungen geachtet werden. 

Zudem bergen unschlagbare Preise auf Vergleichsportalen wie Skyscanner, die von unbekannten Anbietern stammen, ihre Risiken. Beim Klick auf ihre Webseite stellt sich oft heraus, dass es sich beispielsweise um einen Tarif mit anderen Stornierungsbedingungen als die Suche handelt. Je weiter man im Buchungsprozess voranschreitet, desto teurer wird der Preis, der am Ende die ursprünglich höheren Angebote deutlich übersteigt. Neben der Kosten können Reservierungen außerhalb der vorgegebenen Buchungsplattform des Unternehmens – falls vorhanden – ein Sicherheitsrisiko darstellen. Der Aufenthaltsort der reisenden Person ist dann nicht bekannt, sodass in Notfallsituationen nicht schnell reagiert werden kann. 

4. Mit wenig Aufwand entspannt reisen

Auf Dienstreisen müssen viele Termine und Aufgaben koordiniert werden. Gerade dann sollte der Komfort nicht zu kurz kommen. Durch das Buchen eines Sitzplatzes für die Bahn oder Flugreisen lassen sich eine Menge Nerven und Diskussionen sparen. Zusätzlich gibt es bei einigen Flughäfen (z. B. Flughafen Berlin-Brandenburg, Frankfurt Airport oder Düsseldorf International) die Möglichkeit, kostenfrei ein Zeitfenster für die Sicherheitskontrolle zu buchen. Andernfalls lohnt sich der kleine Aufpreis für die Priority Lane, um lange Wartezeiten zu umgehen. 

5. Auf eine zentrale Lösung setzen

Umständliche Vergleiche auf mehreren Online-Portalen kosten viel Zeit – und damit Geld für den Arbeitgeber. Digitale Reisemanagement-Tools wie Navan bieten eine gute Übersicht mit zahlreichen relevanten Optionen über verschiedene Anbieter hinweg und sammeln alle Buchungsinformationen an einem Ort. Damit können sich Reisende die Zettelwirtschaft mit ausgedruckten Bordkarten und Buchungsbescheinigungen sparen und finden alle Daten bequem in einer App.