Weniger reisen, mehr erreichen: Warum wir Business-Events neu denken müssen

Gastbeitrag von Larissa Steinbäcker, Co-CEO der Proske GmbH

Nach Corona scheint wieder alles wie früher: Persönliche Treffen boomen, Konferenzen füllen wieder die weltweiten Hotel-Lobbys und die Reisespesen steigen. Allein 2024 erreichten die globalen Ausgaben für Geschäftsreisen mit über 1,5 Billionen USD einen neuen Höchststand – Tendenz steigend. In Deutschland liegt der durchschnittliche Preis pro Business-Trip mittlerweile bei etwa 439 Euro, satte sieben Prozent mehr als im Vorjahr.

Das klingt nach „Back to Business“, ist aber in Wahrheit ein Rückfall. Denn während über Nachhaltigkeit diskutiert wird, verschwenden wir weiter CO₂, Budget, Zeit und Aufmerksamkeit für Dinge, die sich längst smarter, effizienter und nachhaltiger abbilden lassen.

Die wahre Verschwendung passiert leise

In der Eventbranche reden wir oft von CO₂-Reduktion – aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Die eigentliche Verschwendung ist subtiler: Endlose Agenda-Slots, ineffiziente Formate, gedruckte Unterlagen, aufwendige Reisen, schlecht genutzte Live-Zeit. All das frisst Ressourcen – und das oft ohne echten Mehrwert. Versteht mich nicht falsch: Persönliche Begegnungen sind wichtig. Aber sie sollten gezielt eingesetzt werden – für das, was wirklich zählt.

Genau deshalb haben wir die Initiative More4Less gestartet. Unser Ziel dabei ist es, mehr Wirkung mit weniger Ressourceneinsatz zu erzielen. Die Idee dahinter? Zeit wird nur für das verwendet, was eine persönliche Begegnung braucht, nämlich Inspiration, Networking sowie emotionale Momente. Zudem soll sichergestellt werden, dass Workshops, Trainings oder auch Fachvorträge digital vor- oder nachgelagert werden, um Reisetage einzusparen und entsprechende Fokuszeiten zu schaffen. Zusätzlich soll vor allem auch der Materialeinsatz minimiert werden. Wie das gelingt? Durch den bewussten Verzicht bzw. der Minimierung von Giveaways oder Prints wie gedruckten Agenden sowie einer smarten Wiederverwendung von Setup und Technik. Das ist nämlich kein Verzicht, das ist Business-Intelligenz.

Der digitale Zwilling als Herzstück

Der ist für mich das virtuelle Herzstück eines modernen Events. Er ist interaktiv, flexibel und lässt sich jederzeit aktualisieren. Dadurch sinkt der Ressourcenverbrauch erheblich, und das nicht nur durch weniger Reisen. Gleichzeitig wird globale Teilhabe möglich, unabhängig von Standort, Budget oder Barrieren. Das Sahnehäubchen: Der Event-Lifecycle kann deutlich verlängert werden, da Inhalte und Erlebnisse weit über den eigentlichen Veranstaltungstag hinaus zugänglich bleiben.

Wir erleben, dass die Zielgruppen unserer Events immer diverser werden. Digitale Zwillinge ermöglichen es, Inhalte flexibel und personalisiert bereitzustellen. Ganz wie der Kunde wünscht, egal ob live, on demand oder hybrid. So wird ein Event nicht nur nachhaltiger, sondern auch inklusiver. Und genau da soll sich die Branche auch hinentwickeln.

KI als strategischer Hebel

Künstliche Intelligenz ist für uns kein Tech-Hype. Sie ist der Hebel für echten Impact. Warum? Weil sie Daten nicht nur sammelt, sondern nutzbar macht. Auch hier habe ich wieder drei ausgewählte Beispiele aus der Praxis mitgenommen.

Agenda-Optimierung durch KI: Basierend auf Teilnehmerprofilen und Interessen wird vorgeschlagen, welche Inhalte wirklich vor Ort stattfinden, und welche besser digital abgehalten werden sollten.

Simulierte CO₂-, Material- und Budgetbilanzen: KI-Modelle zeigen verschiedene Event-Szenarien auf, inklusive der ressourcenschonendsten Variante.

Live-Übersetzungssysteme: KI macht es möglich, dass Speaker und Gäste weltweit in ihrer Muttersprache teilnehmen. Unabhängig davon, ob remote oder vor Ort. Und jene Technologie hilft nicht nur bei der Planung, sondern hebt auch die Qualität des Events. Es ist ein wahrer Performance-Booster und kann bei smarter Nutzung ein echter Wettbewerbsvorteil sein.

Der Unterschied…

Wer Wirkung erzeugen will, muss diese auch messen. Deshalb setzen wir auf transparente Dashboards, die zeigen, was ein Event wirklich verbraucht – oder eben einspart. Wir machen sichtbar, wie viel CO₂, Material, Energie und Teilnehmerzeit durch digitale Lösungen reduziert wurde. Das ist nicht nur ein Reporting-Tool. Es ist ein strategisches Instrument, das hilft, Entscheidungen datenbasiert zu treffen und Fortschritt zu dokumentieren. Denn echte Nachhaltigkeit zeigt sich nicht im Image, sondern in Zahlen.

Der Mindset-Shift steht noch aus

Und doch: Trotz aller technischen Möglichkeiten braucht es weiterhin Überzeugungsarbeit. Viele Unternehmen glauben noch immer, Nachhaltigkeit sei teuer. Unsere Erfahrung zeigt das Gegenteil, denn wer Ressourcen spart, spart meist auch Kosten. Und das bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung. Was es dafür braucht, ist der Mut zur Veränderung, auch, um Agenden radikal neu zu denken. Und die Bereitschaft, digitale Tools nicht als Notlösung, sondern als strategische Chance zu begreifen. Nachhaltigkeit ist keine Einschränkung, sie ist die Grundlage für Events, die klarer wirken, inklusiver werden und ressourcenschonender funktionieren – für Unternehmen, für Teilnehmende und für den Planeten.