Work smarter: Insights aus der Wissenschaft zu mehr Produktivität

Rich­tig prio­ri­sie­ren statt alles per­fek­tio­nie­ren

Das Pomo­doro-Prin­zip der klei­nen Arbeits­pa­kete kann man sich auch als ​“Sala­mi­tech­nik” ver­an­schau­li­chen. Eine ganze Salami würde man auch nicht ver­su­chen, auf einmal zu essen, son­dern sie in kleine Teile zer­le­gen. Ent­spre­chend sollte man auch große, unüber­sicht­li­che Auf­ga­ben in kleine, über­schau­bare Teile zer­le­gen und diese Schritt für Schritt abar­bei­ten.

Auch gegen über­flüs­si­gen Per­fek­tio­nis­mus ist ein Kraut gewach­sen: Das Pareto-Prin­zip, heute besser bekannt als 80/​20-​Regel. Der Leit­satz des ita­lie­ni­schen Öko­no­men und Sozio­lo­gen Vilf­redo Pareto besagt, dass man in zwan­zig Pro­zent der Zeit circa acht­zig Pro­zent der Arbeit erle­digt. Eine gute Dau­men­re­gel, um über­trie­be­nen Per­fek­tio­nis­mus zu ver­mei­den und besser zu prio­ri­sie­ren, anstatt alles gleich­zei­tig erle­di­gen zu wollen.

Zur Prio­ri­sie­rung hilft wie­derum die Unter­schei­dung in wich­tige und drin­gende Auf­ga­ben, zum Bei­spiel mit der Eisenhower-Matrix, benannt nach dem ehe­ma­li­gen US-Prä­si­den­ten, der sie ent­wi­ckelt hat. In dieser Matrix werden die Auf­ga­ben nach Wich­tig­keit und Dring­lich­keit geord­net. Die wich­ti­gen und drin­gen­den sind sofort zu erle­di­gen, wich­tige und nicht drin­gende werden ter­mi­niert und später selbst erle­digt, nicht wich­tige, aber drin­gende werden dele­giert oder nach den wich­ti­ge­ren erle­digt. Unwich­tige und nicht drin­gende Auf­ga­ben können erst einmal liegen blei­ben.

Frühe Lerche oder Eule der Nacht: Hör auf deine innere Uhr

Da der nine-to-five-job heute immer mehr von fle­xi­blen Arbeits­zei­ten abge­löst wird, lohnt es sich außer­dem, einen Blick auf den eige­nen Chro­no­ty­pen zu werfen: Das heißt, wie tickt meine innere Uhr? Ob man auto­ma­tisch früh oder spät ein­schläft und auf­steht, ist zum Teil gene­tisch bestimmt. Und auch die Pro­duk­ti­vi­täts- und Tief­pha­sen des Tages sind ent­spre­chend von Mensch zu Mensch ver­schie­den.

Lernt man, auf die eigene innere Uhr zu achten, kann das helfen, den Tag besser zu struk­tu­rie­ren. Wenn du weißt, zu wel­chen Tages­zei­ten Kon­zen­tra­ti­ons­man­gel droht, kannst du diese Phasen für Pausen nutzen. In Phasen von Inspi­ra­tion, Kon­zen­tra­tion und Krea­ti­vi­tät kannst du dafür Arbei­ten legen, die diese Fähig­kei­ten erfor­dern. Für eine erste grobe Ein­schät­zung kann diese Ein­tei­lung in zwei Chro­no­ty­pen helfen:

Inzwi­schen wurde die Unter­schei­dung in Früh- und Spät­auf­ste­her (“Ler­chen und Eulen”) noch weiter aus­dif­fe­ren­ziert und in bis zu sechs Typen ein­ge­teilt. Wem die grobe Ori­en­tie­rung nicht reicht, der kann sich eine indi­vi­du­elle Aus­wer­tung des Leib­niz-Insti­tuts für Arbeits­for­schung an der TU Dort­mund per Mail schi­cken lassen. Dazu muss man nur ein paar Fragen zum eige­nen Tages­rhyth­mus beant­wor­ten.

Welche Stra­te­gien du auch wählst: Hör auf dich und deine Bedürf­nisse. Denn um die eigene Arbeits­weise spür­bar zu ver­bes­sern, reicht es schon, ein bis zwei Tech­ni­ken aus­zu­wäh­len und sie acht­sam ein­zu­set­zen. Und meis­tens weiß man ja sowieso selbst am besten, was man braucht.