Wie ein virtual Workshop zur besten Experience wird

Ein Gastbeitrag von Marie-Louise Sadakane

6:30 Uhr der Wecker klingelt, jetzt säße ich schon im Zug nach Düsseldorf. Auf dem Weg zu einem unserer Kunden für einen Workshop-Tag, um persönlich an Strategien, Positionierungen und Zielgruppen zu arbeiten.

Doch im Moment ist alles anders. Entschleunigt und auf der anderen Seite doch viel komprimierter. Es ist an vielen Ecken und Enden davon die Rede, dass ‘Digital’ nun auch beim Letzten Einzug halten wird. Als Teil der längst überfälligen Digitalisierung. Doch hat uns allen diese schon vor einer Weile mit vielen Hilfsmittel und technische Lösungen ausgestattet. Nur: meist fand ein ‘digitales Arbeiten’ eher in der Theorie oder dort wo Teams, unabhängig von räumlicher Nähe, stark auf Kollaboration angewiesen waren, statt.

Wir als junge Kreativberatung sind es gewohnt flexibel zu agieren, stets neue Wege zu gehen, vor ungewöhnlichen Situationen nicht zurückschrecken und vor allem digital remote zu arbeiten.

Eine neue, ungewöhnliche Situation

Für viele unserer Kunden und Unternehmen da draußen ist es hingegen eher eine ungewöhnliche Situation. Auf einmal begrüßen wir uns nicht physisch an einem Ort, sitzen nicht in einem Raum, sondern schauen uns nur virtuell in die Augen, können die Körpersprache nur sehr limitiert lesen – oder auch gar nicht. Face-to-Face gemeinsam ein paar Stunden aktiv an Themen zu arbeiten erhält auf einmal eine völlig neue Bedeutung und fordert uns auch heraus, anders an solch ein Arbeiten heranzugehen. Virtuelle Workshops müssen neu konzipiert und völlig anders geplant werden. Denn eins steht fest: Workshop ist eben nicht gleich Workshop. Und auch technische Lösungen wie Hangout, Teamviewer, Zoom etc. werden uns nur die räumliche Hürde nehmen, nicht aber die Konzeptionelle. Wie gehen wir also an solch eine virtuelles Workshop-Format heran?

Hier sind einige Tipps, um diese Workshops zu einem Erfolg zu machen:

Das Ziel

Der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Workshop – egal ob persönlich oder virtuell – liegt in der klaren Zieldefinition. Hierbei sollten die nachstehenden Fragen geklärt werden:

Warum machen wir diesen Workshop?
Wofür benötigen wir die Ergebnisse?
Was möchten wir bei solch einem Termin erarbeiten?
Wer wird und muss dabei sein?

Der Mensch

Oft wird vergessen, dass der Mensch ein zentraler Bestandteil eines Workshops ist. Insbesondere bei virtuellen Formaten ist es essentiell sich in die Teilnehmer zu versetzen. Virtuelle Workshops erfordern, neben der ausgereiften Vorstellungskraft, gute Menschenkenntnisse, ein ausgeprägtes Einfühlungsvermögen um sich in die Teilnehmer*innen hineinzuversetzen und die Gabe zielgerichtet und aufmerksam zu moderieren.

Das Konzept

Wenn wir wissen, was das Ziel des Workshops ist und wer teilnehmen muss, um an die Ergebnisse zu gelangen, fangen wir an das Konzept zu gestalten. Hierfür legen wir den Ablauf des Workshops mittels einer Agenda und einem zeitlichen Rahmen fest. Definieren die Gewichtung zwischen aktiven Übungen und passiven Abschnitten, wie z.B. Lernsessions. Dabei fragen wir uns stets mit welcher Übung erlangen wir welche Information? Bei der Planung von Übungen ist es wichtig bereits das geeignete Tool im Hinterkopf zu behalten, nicht zuletzt um Aufwände in der Vorbereitung und Durchführung stets im Auge zu behalten. Denn das Workshop-Konzept ist oft Teil von bereits vorab kalkulierten Kontingenten.

Das Tool

Hier gibt es unzählige Tools. Und es werden immer mehr. Unsere Erfahrung ist, das Miro, ein digitales Whiteboard, einerseits viel Flexibilität bei der Gestaltung von individuellen Konzepten zulässt. Und andererseits bereits unzählige Vorlagen anbietet, die sich teilweise auch gut für eine erste Basis eignen. Eine gute Alternative bietet auch Mural.
Je nach Tool ist es wichtig, Teilnehmer*innen bereits durch ein kurzes individuelles Onboarding abzuholen. Hierzu gehören Unterstützung bei der Erstellung eines Accounts, das Einrichten eines Profils, die ersten Schritte und das Kennenlernen der wichtigsten Buttons und der zentrale Umgang mit dem Tool – egal ob als native oder browserbasierte Lösung. Aus Unternehmenssicht ist es wichtig, sich mit den Sicherheitsstandards, Optionen rund um den Umgang mit externen Nutzern und Zusatzfunktionen wie Verknüpfungen zu anderen Standardprogrammen wie Slack, InVision, Trello, Jira et cetera vertraut zu machen.

Die Details

Wenn diese vier Säulen beachtet wurden, so steht die Basis und es geht nur noch um die kleinen Details. Auch wenn diese meist den kleinen aber feinen Unterschied machen.

Lieber wertvollen Output in Ruhe und ohne Stress generieren, als nur die Hälfte und in schlechter Qualität.

Ganz wichtig: Ein Tagesworkshop kann virtuell nicht 1:1 abgebildet werden. Plant stattdessen 4-Stunden-Workshops mit ein bis zwei Pausen. Wenn ihr mit “virtuellen Neulingen” arbeitet, plant genug Zeit ein. Lieber wertvollen Output in Ruhe und ohne Stress generieren, als nur die Hälfte und in schlechter Qualität. Vergesst auch nicht, dass nicht jede Person (egal welchen Alters), gut mit digitalen Medien umgehen kann. Pinch und Zoom müssen auch auf dem Trackpad geübt werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Sagen und Verstehen sind oft zwei komplett verschiedene paar Schuhe. Ein virtuelles Board sollte genau so aufgebaut werden wie eine schlüssige Präsentation. Schritt für Schritt und gut erklärt. Kurze Texte, auf den Punkt, in Kombination mit kleinen Grafiken helfen dabei.

Sprecht euch aktiv mit dem Namen an. Wirkt am Anfang komisch, doch manch eine*r hat seine Video-Übertragung (oftmals zur Verbesserung der Internetverbindung) ausgeschaltet und dann fallen visuelle Reaktionen komplett weg. Auch ein aktives Nachfragen hilft und nicht vergessen: falsche Fragen gibt es nicht.

Stellt einen Timer und arbeitet fokussiert. 3 Minuten mit Stift und Zettel am klassischen Whiteboard benötigen im virtuellen Raum eher 5 Minuten. Und bitte vergesst die Pausen nicht. Ein Kaffee, Tee oder auch die Toilette sollten auch im virtuellen Raum stets verfügbar bleiben.

Bevor ihr startet sprecht die Moderation durch und testet die Zugänge. Der Technikteufel liegt im Detail.

Zu guter Letzt: Keine Panik, wenn einmal etwas schief geht. Ihr werdet merken, dass auch mit dem besten Konzept und einer top Vorbereitung nicht alles planbar ist. Flexibilität und die nötige Portion Humor schaffen das Wir-Gefühl. Denn egal, ob ihr euch digital vor einem Screen oder persönlich vor Ort befindet, Menschlichkeit wird immer das Wichtigste bleiben.