Wie man bei Online-Meetings alle Teilnehmenden von Minute eins abholt

Ein Gastbeitrag von Ingrid Gerstbach

Spontane Begegnungen im Büro? Gemeinsames Brainstorming? Für unbestimmte Zeit gestrichen! Persönlicher Austausch, der für die kreative Ideenfindung als wichtig gilt, ist in Präsenz gerade kaum möglich. Stattdessen müssen die Mitarbeitenden zu virtuellen Treffen über MS Teams oder Zoom wechseln. Es braucht nun neue Wege, um die Kreativität und Ideenfindung in virtuellen Teams zu verbessern und so Innovationen in Unternehmen voranzutreiben.

Virtuelle Meetings sind besonders geeignet:

1. wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen;
2. wenn Sie gemeinsam Probleme lösen wollen;
3. wenn Sie jemanden überzeugen möchten oder
4. wenn es darum geht, Beziehungen herzustellen oder zu stärken.

Voraussetzung für den Erfolg eines Meetings ist dabei vor allem eines: die aktive Mitarbeit aller Teilnehmenden. Ob diese gelingt und beibehalten werden kann, entscheidet – so unglaublich es klingt – die erste Minute des virtuellen Treffens.

Im Jahr 2010 führten Forscher:innen eine Studie über die Aufmerksamkeitsspanne von Vortragsteilnehmer:innen durch. Dabei haben sie festgestellt, dass die meisten Personen bereits 30 Sekunden nach den ersten Worten der Redenden nicht mehr zuhörten. Vortragende haben also gerade mal bis zu einer halben Minute Zeit, um die Aufmerksamkeit der Zuhörenden zu gewinnen und sie auch zu halten.

Der Beginn des Online-Meetings entscheidet über den gesamten Erfolg und legt die Messlatte für die späteren Ergebnisse. Wählen Sie von Beginn an den Ton, der Ihr Publikum anspricht, und der es dazu bringt zu interagieren. Sie müssen Ihre Zuhörer:innen in den ersten 30 Sekunden bereits davon überzeugen, dass Sie an Ihre Ideen glauben. So gelingt es:

Cliffhanger an den Anfang

Nutzen Sie die ersten 60 Sekunden, damit die Gruppe das Thema, für das Sie sich treffen, wirklich versteht. Das können Sie erreichen, indem Sie beispielsweise eine provokante These teilen, die eine gewisse Reaktion bei Ihren Zuhörer:innen auslöst. Oder Sie erzählen eine Analogie, die Emotionen bei den Zuhörer:innen weckt. Arbeiten Sie mit Statistiken und Vergleichen, geben Sie den Menschen Bilder, mit denen Sie später weiterarbeiten können und die die Teilnehmenden aufrütteln. Unabhängig davon, welche Taktik Sie anwenden, sollten Sie sicherstellen, dass die Gruppe das Problem (oder die Gelegenheit) einfühlsam versteht, bevor sie versucht, es zu lösen.

Wir-Gefühl stärken

In den meisten Fällen kennen Sie bereits die Menschen, mit denen Sie eine virtuelle Besprechung haben. Erinnern Sie deswegen die Teilnehmenden an eine gemeinsame Erfahrung wie ein früheres Projekt oder eine Situation, die alle betrifft. Es geht darum, Ihr Publikum möglichst schnell in das Gespräch zu involvieren.

Icebreaker nutzen

Um Ihr Publikum von Anfang an mitzureißen, müssen Sie sofort mit ihm interagieren. Nutzen Sie dazu sogenannte „Icebreaker“: Ich selbst starte ausnahmslos jedes virtuelle Meeting mit einem kleinen Spiel. Dadurch muss gleich zu Beginn jeder Teilnehmer und jede Teilnehmerin aktiv werden und sich einbringen. So bringen Sie die Teilnehmenden dazu, einerseits spielerisch die Technik, die Sie für das virtuelle Treffen nutzen, kennenzulernen. Gleichzeitig bauen Sie mögliche Anspannungen gleich am Anfang ab.

Der Einsatz eines solchen Icebreakers sollte weniger als fünf Minuten kosten – aber diese fünf Minuten machen einen wesentlichen Unterschied in der Gruppendynamik. Suchen Sie sich Icebreaker, die Sie bei der Kommunikation unterstützen und auf das Ziel Ihres Meetings ausgerichtet sind. Wenn Sie zum Beispiel ein Kick-off-Meeting mit einem neuen Team haben, bitten Sie die Teilnehmenden, sich nicht nur vorzustellen, sondern auch gleich zu erzählen, auf welchem Weg er oder sie in das Unternehmen gekommen ist. Es ist wichtig, dass Sie in den ersten 30 Sekunden vermitteln, dass sie alle im selben Boot sitzen und ein Team sind.

Auch mal albern sein

Mit jeder Interaktion, die Sie setzen, müssen Sie auch die Entscheidung treffen, ob Sie eine eher gewöhnliche oder eine lustige Frage stellen wollen. Im Zweifelsfall entscheiden Sie sich immer für die lustige Variante. Denn die Zahl von Menschen, die gerne und vor allem mit Engagement bei einem langweiligen Eisbrecher interagieren, ist immer sehr klein. Trauen Sie sich deswegen ruhig mal, außergewöhnliche Fragen zu stellen, wie „Welche Superkraft hättest du gerne und warum?“ oder „Wie würdest du einem Alien deinen Job erklären?“.

Die 15-Personen-Regel

Versuchen Sie, nie mehr als 15 Personen in ein virtuelles Meeting einzuladen. Da die Einschränkungen eines physischen Raums wegfallen, neigen viele Moderator:innen dazu, möglichst viele Personen einzubinden. Aber vergessen Sie nicht: Je mehr Personen in einem Team sind, desto mehr leidet die Kreativität. Wenn Sie mehr als sechs Personen im Team haben, arbeiten Sie mit Kleingruppen von zwei bis drei Personen. Nutzen Sie dazu Breakout-Räume, die Sie im Vorfeld schnell einrichten können.