FAQ zum Arbeitsrecht: Können Arbeitsverträge digital unterschrieben werden?

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Verschwiegenheitsklausel und Urlaubsanspruchsberechnung: Das Arbeitsrecht in Deutschland ist kompliziert. Damit auch Normalsterbliche in Zukunft verstehen, was sie bei der Arbeit dürfen, können, müssen, sollen und was nicht, fragen wir Expert:innen, was hinter den gängigen Mythen steckt.

Unsere Fragen, was man alles beachten muss, wenn man Arbeitsverträge nur digital unterschreibt, hat Anne Lachmund beantwortet. Sie ist Rechtsanwältin und hat eine eigene digitale Kanzlei für Arbeitsrecht und betriebliche Altersvorsorge. Sie berät schwerpunktmäßig Fach- und Führungskräfte sowie Startups bei allen arbeitsrechtlichen Themen.

Zu Beginn: Was meint eine digitale Unterschrift? Ist es meine Handschrift als Bild hochgeladen oder ist es meine Unterschrift, die ich digital gesetzt habe?

Es gibt inzwischen unzählige Möglichkeiten, Dokumente digital zu unterschreiben. Weiterverbreitet ist beispielsweise das Einfügen der eigenen eingescannten Unterschrift in ein übermitteltes Dokument oder die gemeinsame Nutzung bekannter Anbieter wie DocuSign. In der Praxis kommt es dabei häufig zu Unsicherheiten, ob eine digitale Unterschrift im konkreten Fall überhaupt rechtssicher ist, beziehungsweise welche Risiken bei der Verwendung bestehen.

Welche gesetzlichen Formvorschriften gibt es?

Grundsätzlich gibt es drei wichtige Formvorschriften, die man im Arbeitsrecht kennen sollte:

• Die Schriftform (§ 126 BGB) ist die strengste gesetzliche Formvorschrift. Schriftform – oft auch als „wet ink“ bezeichnet – bedeutet, dass ein Dokument zwingend mit der Hand unterschrieben werden muss.

• In vielen Fällen kann die Schriftform durch die elektronische Form (§ 126a BGB) ersetzt werden. Es sei denn, das ist ausdrücklich ausgeschlossen, wie es zum Beispiel bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen der Fall ist. Die elektronische Form erfordert, dass die Unterschrift über einen zertifizierten Anbieter mittels einer qualifiziert elektronischer Signatur erfolgen muss.

• Bei der Textform (§ 126a BGB) gelten die geringsten Anforderungen. Um die Textform zu erfüllen, reicht eine Email mit eingetipptem Namen.

Welche Verträge kann ich digital signieren, welche nicht?

Was viele nicht wissen: Für Arbeitsverträge gelten grundsätzlich gar keine Formvorschriften. Arbeitsverträge können daher auf allen erdenklichen Wegen digital unterschrieben, beziehungsweise sogar mündlich geschlossenen werden. Letzteres macht natürlich keiner, weil das später zu Beweisschwierigkeiten führen kann.

Aber Vorsicht, es gibt zwei wichtige Ausnahmen von diesem Grundsatz:

Befristete Arbeitsverträge müssen immer per Hand oder mittels qualifiziert elektronischer Signatur eines zertifizierten Anbieters unterschrieben werden.

Enthält der Arbeitsvertrag ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot, muss er ebenfalls per Hand oder qualifiziert elektronischer Signatur unterschrieben werden. Darüber hinaus muss jede Seite ein unterschriebenes Original erhalten.

Also ist elektronische Signatur nicht gleich elektronische Signatur?

Nein, ganz im Gegenteil. Leider kommt es hier in der Praxis auch immer wieder zu Missverständnissen, weil vielen die Unterschiede nicht bekannt sind.

Das Recht unterscheidet zwischen drei verschiedenen digitalen Unterschriften: einfache elektronische Signatur, fortgeschrittene elektronische Signatur und qualifiziert elektronische Signatur. Viele Anbieter bieten lediglich einfache elektronische Signaturen an. Diese sind für „normale“ Arbeitsverträge ausreichend, nicht jedoch zum Beispiel für befristete Verträge.

Fortgeschrittene elektronische Signaturen bieten eine zusätzliche Sicherheitsstufe, erfüllen jedoch ebenfalls nicht die strengen Anforderungen der elektronischen Form gemäß § 126b BGB. Die elektronische Form erfordert zwingend eine qualifiziert elektronischen Signatur. Eine qualifiziert elektronische Signatur ist ein spezielles Zertifizierungsverfahren (z.B. per Video-Ident), das nur Anbieter mit entsprechender behördlicher Zulassung anbieten dürfen.

Was sind die Folgen, wenn die Form nicht eingehalten wird?

Nehmen wir wieder das Beispiel des befristeten Arbeitsvertrags, weil es hier in der Praxis am häufigsten zu Fehlern kommt. Für Befristete Arbeitsverträgen gilt wie gesagt die Schriftform, das heißt, sie müssen entweder per Hand oder mittels einer qualifiziert elektronischen Signatur unterschrieben werden. Eine einfache digitale Unterschrift ist nicht ausreichend.

Wie man derzeit am Beispiel von Gorillas sehen kann, das für seine befristeten Arbeitsverträge lediglich einfache elektronischen Signaturen benutzt hat, sind die Folgen fatal: Wenn die Schriftform bei befristeten Arbeitsverträgen nicht eingehalten wird, ist die ganze Befristung unwirksam. Aus dem befristeten Arbeitsvertrag wird dann ein unbefristeter Arbeitsvertrag, der nur noch unter den strengen Regeln des Kündigungsschutzgesetzes beendet werden kann.

Das gilt übrigens auch für die Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrags, zum Beispiel wenn ein auf ein Jahr befristeter Arbeitsvertrag noch einmal um ein weiteres Jahr verlängert wird.

Wie wirkt sich eine elektronische Unterschrift auf den Kündigungsprozess aus?

Grundsätzlich haben digital unterschriebene Arbeitsverträge vor dem Arbeitsgericht den gleichen Beweiswert wie per Hand unterschriebene Arbeitsverträge. Soweit jedoch beim Abschluss des Arbeitsvertrags bestimmte Formvorschriften eine Rolle spielen (wie zum Beispiel bei befristeten Arbeitsverträgen oder nachvertraglichen Wettbewerbsverboten), muss sichergestellt sein, dass die Einhaltung der jeweiligen Formvorschrift vor Gericht bewiesen werden kann.

Dieser Beweis kann entweder mittels einer qualifiziert elektronischen Signatur geführt werden oder durch Vorlage des Originals mit eigenhändiger Unterschrift. Eine elektronische Kopie des per Hand unterschriebenen befristeten Arbeitsvertrag wäre jedoch nicht ausreichend.

(Wie) muss ich die Originale aufbewahren?

Es reicht prinzipiell aus, Arbeitsverträge elektronisch aufzubewahren (zum Beispiel in einer digitalen Personalakte). Bei befristeten Arbeitserträgen, die nicht mittels qualifiziert elektronischer Signatur unterschrieben wurden, sollten allerdings immer die Originale aufbewahrt werden. Sonst laufen Unternehmen Gefahr, die wirksame Befristung vor Gericht nicht beweisen zu können.