FAQ zum Arbeitsrecht: Was muss man alles bei einer Workation beachten?

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Verschwiegenheitsklausel und Urlaubsanspruchsberechnung: Das Arbeitsrecht in Deutschland ist kompliziert. Damit auch Normalsterbliche in Zukunft verstehen, was sie bei der Arbeit dürfen, können, müssen, sollen und was nicht, fragen wir Expert:innen, was hinter den gängigen Mythen steckt.

Unsere Fragen rund um das Thema Workation beantwortet Sarah Klachin. Sie ist eine auf Arbeitsrecht spezialisierte Rechtsanwältin und dabei Fachanwältin für Arbeitsrecht bei der internationalen Wirtschaftskanzlei Pinsent Masons am Standort in München. Sie berät Unternehmen in allen Bereichen des Individual- und Kollektivarbeitsrechts und vertritt nationale und internationale Mandanten in arbeits- und zivilgerichtlichen Verfahren in ganz Deutschland.

Was meint der Begriff „Workation“?

Durch den Einzug der Digitalisierung in die Arbeitswelt verschwimmen die Grenzen zwischen Beruf und Freizeit immer mehr. Neben Homeoffice und mobiler Arbeit wird auch die sogenannte „Workation“ immer beliebter bei Arbeitnehmer:innen. Der Begriff „Workation“ setzt sich aus den Wörtern „work“ (Arbeit) und „vacation“ (Urlaub) zusammen, also eine Verbindung zwischen Arbeit und Urlaub – meist und aus Sicht von vielen Arbeitnehmer:innen idealerweise im, beziehungsweise aus dem Ausland. Es wird also der Arbeitsort kurzerhand an den Urlaubsort verlagert. Der Begriff ist umgangssprachlich und es gibt bisher keine gesetzlich festgelegte Definition des Begriffs, beziehungsweise was darunter genau zu verstehen ist.

Aus arbeitsrechtlicher Sicht handelt es sich genau genommen um eine Form des mobilen Arbeitens. Im Gegensatz zum Homeoffice, bei dem Arbeitnehmer:innen von einem festen Ort, meist dem eigenen Zuhause aus, arbeitet, ist die mobile Arbeit weder orts- noch arbeitsplatzgebunden.

Kann ich mich einfach so für eine „Workation“ im Ausland entscheiden?

Nein, Arbeitnehmer:innen können sich grundsätzlich nicht „einfach so“ und ohne Rücksprache mit Arbeitgeber:innen entscheiden, vor, aus oder nach dem Urlaub ihre Arbeitstätigkeit aus dem Ausland zu erbringen. Grundsätzlich liegt das Recht, den Ort der Arbeitsstätte zu bestimmen, auf Seiten der Arbeitgeber:innen, soweit der Arbeitsort nicht bereits im Arbeitsvertrag geregelt wurde. Liegt eine solche Regelung vor, kann von dieser nur im gegenseitigen Einvernehmen abgewichen werden, das heißt Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen müssen eine Vereinbarung treffen – Arbeitgeber:innen müssen also zustimmen.

Selbst wenn sich die Parteien auf eine Form des mobilen Arbeitens verständigt haben und es Arbeitnehmer:innen freigestellt ist, an welchem Ort sie ihre Arbeitsleistung erbringen, beschränkt sich diese Vereinbarung im Zweifel nur auf das Inland und schließt daher eine eigenmächtige Verlegung des Arbeitsortes in das Ausland regelmäßig aus. Arbeiten Arbeitnehmer:innen also „einfach so“ unabgesprochen aus dem Ausland, kann dies gegen den Arbeitsvertrag verstoßen und weitreichende Konsequenzen wie eine Abmahnung oder sogar einer Kündigung nach sich ziehen.

Können Arbeitgeber:innen mir eine „Workation“ verbieten?  

Ein allgemeines Recht auf mobiles Arbeiten, beziehungsweise Homeoffice im Ausland besteht aktuell genauso wenig wie ein allgemeines Recht auf mobiles Arbeiten, beziehungsweise Homeoffice im Inland – dies gilt gleichermaßen für die Sonderform des mobilen Arbeitens, die „Workation“. Dementsprechend müssen Arbeitgeber:innen nichts verbieten.

Die Möglichkeit des Homeoffice als auch der mobilen Arbeit im Inland sowie auch aus dem Ausland hängt, sofern nichts anderes zwischen den Parteien vereinbart ist, vielmehr allein von der Zustimmung der Arbeitgeber:innen ab. Die gilt selbst dann, wenn – zumindest aus Sicht der Arbeitnehmer:innen – vermeintlich sichergestellt ist, dass durch die Tätigkeit an einem anderen als dem vereinbarten Arbeitsort keine Nachteile für den Arbeitgeber entstehen.

Sollte eine anstehende „Workation“ vertraglich geregelt werden?

Ist eine Workation geplant, sollte diese unbedingt durch eine Zusatz- oder Änderungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag geregelt werden. Aufgrund fehlender gesetzlicher Bestimmungen ist es für beide Parteien umso wichtiger, eine detaillierte Vereinbarung zum Arbeitsvertrag zu treffen, welche die Rahmenbedingungen für eine geplante Workation festlegt.

Neben der Vereinbarung des abweichenden Tätigkeitsortes sollten schon wegen § 2 Abs. 2 NachwG, wenn Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitsleistung länger als einen Monat im Ausland erbringt, insbesondere Regelungen zur Dauer des Einsatzes und der Verteilung der Arbeitszeit, zur Erreichbarkeit, der Kostenerstattung und Rückkehrmodalitäten sowie auch zu steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aspekten getroffen werden.

Welche Themen sollten aus arbeitsrechtlicher Sicht sonst noch bei einer anstehenden „Workation“ geregelt werden?

Arbeitsrechtlich ist zunächst zu prüfen, ob deutsches Recht überhaupt Anwendung findet. Ein nur vorübergehendes Homeoffice aus dem Ausland hat grundsätzlich keinen Einfluss auf den gewöhnlichen Beschäftigungsort der Arbeitnehmer:innen und damit auf das anwendbare Recht. Etwas anderes kann sich ergeben, wenn Mitarbeiter:innen dauerhaft oder über einen längeren Zeitraum überwiegend aus dem Ausland tätig sind.

Es sind grundsätzlich alle arbeitsrechtlichen Themen zu regeln, die auch beim „normalen“ Arbeiten aus dem Homeoffice, beziehungsweise bei mobiler Arbeit einer Regelung bedürfen. Detaillierte Regelungen sollten insbesondere im Bereich Datenschutz und Arbeitsschutz getroffen werden.

Was muss aus steuerrechtlicher Sicht beachtet werden?

Aus steuerrechtlicher Sicht ist vor allem zu klären, ob sich Änderungen hinsichtlich der Pflicht der Arbeitgeber:innen zum Lohnsteuerabzug generell, beziehungsweise der Höhe nach durch die „Workation“ aus dem Ausland, ergeben.

Zusammengefasst bleibt es grundsätzlich bei der Versteuerung in Deutschland, wenn sich in Deutschland ansässige und bei deutschen Arbeitgeber:innen angestellte Arbeitnehmer:innen nicht länger als 183 Tage im Ausland aufhalten – sogenannte „183 Tage Regel“. Kurzfristige Tätigkeiten im Ausland haben grundsätzlich keine Auswirkungen auf die Pflicht der Arbeitgeber:innen zum Lohnsteuerabzug.

Für Arbeitgeber:innen ist zudem wichtig, dass sie das steuerliche Risiko der Begründung einer Betriebsstätte im Ausland, die entsprechende Steuerpflichten im jeweiligen Ausland zur Folge hätte, vermeiden. Insbesondere bei regelmäßiger Arbeitstätigkeit aus dem Ausland besteht ein erhöhtes Risiko hierfür, so dass in diesem Fall ein besonderes Augenmerk auf dieses Thema gelegt werden sollte. Einzelheiten und eine genauere detaillierte Prüfung im Hinblick auf diese Themen sind unter Berücksichtigung des jeweiligen ausländischen Steuerrechts und einschlägiger Doppelbesteuerungsabkommen stets im Einzelfall abschließend zu klären.

Welche sozialversicherungsrechtlichen Aspekte sind zu beachten?

Das jeweils anwendbare Sozialversicherungsrecht ist unter anderem davon abhängig, an welchem Ort die Beschäftigung ausgeübt wird. Dies bedeutet, dass bei einer Workation grundsätzlich auch das Sozialversicherungsrecht des Urlaubsorts Anwendung finden könnte. Im Rahmen des Sozialversicherungsrechts gilt grundsätzlich das Territorialitätsprinzip.

Das bedeutet, dass ein Arbeitnehmer grundsätzlich in dem Land sozialversicherungspflichtig ist, in welchem er die Arbeit verrichtet. Bei einer „Workation“ im Ausland würde dies also grundsätzlich die Pflicht des Arbeitgebers zur Abführung von Sozialabgaben im jeweiligen Land, in dem sich der Arbeitnehmer befindet, bedeuten, so dass grundsätzlich auch das Sozialversicherungsrecht des Urlaubsorts Anwendung finden könnte. Allerdings kennt das Sozialversicherungsrecht einige Ausnahmen vom Grundsatz des Territorialitätsprinzips.

Das jeweils anwendbare Sozialversicherungsrecht ist demnach unter anderem davon abhängig, ob sich der Arbeits- bzw. Urlaubsort inner- oder außerhalb Europas befindet und wie lange der Arbeitnehmer von dort aus tätig wird. Für die sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Arbeitseinsätzen in der EU, dem EWR und der Schweiz ist grundsätzlich die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 einschlägig, die die Sozialversicherungssysteme der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union koordiniert, sofern gewöhnlich in zwei oder mehr Mitgliedstaaten eine Beschäftigung ausgeübt wird. Liegt der Urlaubs- und damit der gewünschte Arbeitsort hingegen außerhalb der EU, kommt es auf die das jeweilige Abkommen zwischen den beteiligten Staaten an.

Wichtig ist neben der Frage nach dem anwendbaren Sozialversicherungsrecht auch die Prüfung der Notwendigkeit einer A1-Bescheinigung. Dies gilt vor allem vor dem Hintergrund, dass mehrere EU-Mitgliedstaaten ihre nationalen Vorschriften verschärft haben und zwingend eine A1-Bescheinigung vor Beginn einer Arbeitstätigkeit des Arbeitnehmers in ihrem Land fordern, unabhängig von der jeweiligen Dauer des Aufenthalts (d.h. eine A1-Bescheinigung kann auch bei kurzen Dienstreisen erforderlich sein). Bei geplanten Auslandstätigkeiten in einem Drittstaat außerhalb der EU sollte zudem geprüft werden, ob ein entsprechender Aufenthaltstitel mit einer Arbeitserlaubnis Zulässigkeitsvoraussetzung für die Ausübung einer beruflichen Tätigkeit in dem Land ist.