Deshalb sollte man „Mit freundlichen Grüßen“ nie wieder schreiben

Sie haben 20 Minuten an der Mail gefeilt, jedes Wort sitzt – und dann tippen Sie auf Autopilot „Mit freundlichen Grüßen“ drunter. Glückwunsch: Sie haben gerade die schwächste mögliche Note gewählt.

Der Abschluss ist das Letzte, was ihr Gegenüber liest, bevor er entscheidet: antworten oder ignorieren. Genau da, auf den letzten Zentimetern, verschenken Sie Wirkung – und merken es nicht mal.

Die Daten sind eindeutig

Die Produktivitäts-Firma Boomerang hat über 350.000 E-Mail-Verläufe ausgewertet. Ergebnis: Mails mit einem dankbaren Abschluss bekamen rund 62 Prozent Antworten – ohne lag die Quote bei 46 Prozent. Das ist ein relativer Sprung von satten 36 Prozent, nur durch die letzte Zeile. Spitzenreiter war „Thanks in advance“ mit 65,7 Prozent. Und das brave „Best“? Landete auf dem letzten Platz. Übersetzt heißt das: Ihr deutsches „MfG“ ist genau dieses „Best“ – korrekt, höflich, vergessen. Es ist die Schlussformel, die niemand bewusst liest, weil sie in jeder zweiten Mail steht.

Warum Dankbarkeit zieht

Das ist keine Esoterik, sondern Reziprozität. Schon eine Studie aus dem „Journal of Personality and Social Psychology“ (Grant & Gino, 2010) zeigte: Wer in einer Bitte ein ehrliches „Danke“ unterbringt, bekommt mehr als doppelt so oft Hilfe. Ein Dank ist ein kleines Geschenk – und Geschenke wollen Menschen erwidern. Das ist tief verdrahtet. Eine Floskel löst diesen Reflex nicht aus, weil sie nichts kostet und nichts schenkt. Ein konkreter Dank dagegen erzeugt ein leises Gefühl von „da ist noch was offen“ – und genau das bringt die Antwort.

Was man stattdessen schreib

Spezifisch werden. Statt „Mit freundlichen Grüßen“ lieber „Danke vorab für ihre Einschätzung“ oder „Danke, dass du da nochmal draufschaust“. Man sagt damit zwei Dinge gleichzeitig: Ich schätze deine Zeit – und ich erwarte eine Reaktion. Je konkreter, desto stärker: „Danke für die schnelle Freigabe gestern“ schlägt jedes generische „Danke“, weil es zeigt, dass man wirklich hinsieht. Wenn es richtig förmlich sein muss – erste Mail an eine*n Vorständin, ein offizieller Anlass – geht „Beste Grüße“ als wärmere Variante immer noch durch. Aber das echte Upgrade ist und bleibt der Dank.

Der Praxistest für die nächste Mail

Einfach mal die letzten fünf gesendeten Mails durchgehen. Wie viele enden mit „MfG“, „VG“ oder „Beste Grüße“ – und wie viele davon wurden zügig beantwortet? Die Korrelation ist kein Zufall. Also, ab morgen nur eine Sache ändern: In jeder Mail die Schlussformel durch einen konkreten Dank ersetzen, der zur Situation passt. Kein Copy-Paste, sondern eine echte Mini-Anpassung. Nach einer Woche wirst man den Unterschied im Posteingang sehen.

Die neue Regel für den Schluss

Die letzte Zeile wie den Betreff behandeln: bewusst, nicht automatisch. „Mit freundlichen Grüßen“ ist nicht falsch – es ist nur unsichtbar. Und unsichtbar bekommt keine Antwort.

Quellen: Boomerang, Talaera, Prospeo