Warum Video-Meetings oft reine Zeitverschwendung sind – und was dagegen hilft

Die Meeting-Revolution

Die Grundregeln für erfolgreiche Meetings klingen simpel, werden aber selten konsequent umgesetzt:

1. Vermeidung unnötiger Meetings
   Kritische Reflexion: Ist ein Meeting wirklich notwendig, oder gibt es effizientere Alternativen?
   
2. Sicherstellung der Zielerreichung
   Klare Definition und Kommunikation des Meetingziels im Vorfeld.
   
3. Effizienz in der Durchführung
   Erreichen des Meetingziels mit den Teilnehmenden in möglichst kurzer Zeit.
   
4. Optimierung der Teilnehmerzahl
   Reduktion auf die wirklich notwendigen Personen, um Effektivität zu steigern.
   
5. Anpassung der Hierarchieebenen
   Einbindung der passenden Hierarchieebene zur Förderung offener Diskussionen und effizienter Entscheidungen.
   
6. Vereinfachung der Organisation
   Standardisierung und Vereinfachung organisatorischer Abläufe rund um Meetings.
   
7. Kontinuierliche Verbesserung
   Regelmäßige Reflexion und Anpassung der Meetingkultur gemeinsam mit den Teilnehmenden.

Doch warum hapert es in der Praxis? Eine Umfrage von Mattmanns Unternehmen für den Schweizer Wirtschaftsverband Economiesuisse liefert Hinweise: Jeder vierte der 532 Befragten gab zu, dass die Meetingkultur im Unternehmen nie hinterfragt wird. Nur elf Prozent beschäftigen sich mindestens monatlich mit Verbesserungsmöglichkeiten.

Kurz und knackig statt lang und zäh

Die Experten empfehlen, spontane Einzelmeetings durch regelmäßige Formate zu ersetzen. „Regelmäßige und wiederkehrende Meetings sind viel einfacher zu optimieren“, erklären sie. Ihr Credo: Lieber täglich 15 Minuten im Team austauschen als alle zwei Wochen 120 Minuten ergebnislos absitzen.

Besonders innovativ: Die Qualität von Meetings lässt sich tatsächlich messen. Höfer und Mattmann schlagen den „MEGA“-Wert (Meeting Goal Achievement) vor. Teilnehmende bewerten, ob das Sitzungsziel erreicht wurde – mit 0 oder 100 Prozent. Der Durchschnitt liefert ein klares Bild der Meetingqualität. Ein realistisches Ziel: Den MEGA-Wert der wichtigsten Meetings binnen drei Monaten um 25 Prozent steigern.