Workation im Ausland: Wann der Traum vom mobilen Arbeiten zur Steuerfalle wird

Arbeiten im Urlaub klingt verlockend, birgt aber steuerliche Fallstricke. Was ist bei einer Workation zu beachten, um keine bösen Überraschungen zu erleben?

Workation klingt nach der perfekten Kombination aus Arbeit und Urlaub. Morgens einige E-Mails beantworten, nachmittags am Strand entspannen. Doch hinter dieser verlockenden Vorstellung stehen steuerliche, sozialversicherungsrechtliche und arbeitsrechtliche Fragen, die Beschäftigte und Arbeitgeber nicht unterschätzen sollten.

Was bedeutet es, vorübergehend am Urlaubsort zu arbeiten? Welche steuerlichen Konsequenzen können entstehen und warum sollte eine Workation niemals ohne Zustimmung des Arbeitgebers beginnen?

Workation: Ein Traum mit Tücken

Viele Beschäftigte träumen davon, den Laptop mit an den Strand zu nehmen und von dort aus zu arbeiten. Innerhalb Deutschlands ist das steuerlich meist unproblematisch. Bei einer Workation im Ausland können dagegen bereits ab dem ersten Arbeitstag nationale Steuer-, Melde- oder Sozialversicherungsvorschriften des Gastlandes relevant werden.

Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass ab dem ersten Tag tatsächlich Einkommensteuer im Ausland gezahlt werden muss. Zunächst kann das nationale Recht des Tätigkeitsstaats ein Besteuerungsrecht vorsehen. Ob dieses Recht ausgeübt werden darf, hängt anschließend unter anderem davon ab, ob zwischen Deutschland und dem Gastland ein Doppelbesteuerungsabkommen besteht.

Viele dieser Abkommen orientieren sich an der sogenannten 183-Tage-Regel. Danach bleibt das Besteuerungsrecht für den Arbeitslohn häufig in Deutschland, wenn der Beschäftigte sich nicht länger als 183 Tage innerhalb des im jeweiligen Abkommen genannten Zeitraums im Gastland aufhält, der Arbeitgeber dort nicht ansässig ist und die Vergütung nicht von einer Betriebsstätte oder festen Einrichtung im Gastland getragen wird.

Alle Voraussetzungen müssen gemeinsam erfüllt sein. Die 183 Tage sind deshalb keine pauschale Freigrenze, unterhalb der Auslandsarbeit immer steuerfrei bleibt. Außerdem unterscheiden sich die Abkommen im Detail. Manche rechnen nach Kalenderjahr, andere nach Steuerjahr oder innerhalb eines beliebigen Zwölfmonatszeitraums.

Betriebsstätte im Ausland: Das Risiko hängt vom Einzelfall ab

Das Arbeiten am ausländischen Urlaubsort kann für den Arbeitgeber im ungünstigen Fall zur Entstehung einer steuerlichen Betriebsstätte beitragen. Das passiert bei einer kurzen und privat veranlassten Workation jedoch nicht automatisch.

Eine Betriebsstätte setzt regelmäßig eine feste Geschäftseinrichtung voraus, über die das Unternehmen seine Tätigkeit ganz oder teilweise ausübt. Bei einer Ferienwohnung oder einem Hotelzimmer kommt es unter anderem darauf an, ob der Arbeitgeber über diesen Arbeitsort verfügen kann, ob die Tätigkeit dort dauerhaft oder wiederholt erfolgt und ob der Ort für das Unternehmen geschäftlich genutzt werden soll.

Die OECD hat ihre Erläuterungen 2025 ausdrücklich an die Zunahme grenzüberschreitender Fernarbeit angepasst. Danach begründet nicht jedes gelegentlich genutzte ausländische Homeoffice automatisch eine steuerliche Präsenz. Das Risiko steigt aber, wenn der Arbeitgeber die Tätigkeit am ausländischen Ort verlangt, finanziert oder dauerhaft akzeptiert und dieser Ort faktisch für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens eingesetzt wird.

Entsteht tatsächlich eine Betriebsstätte, können für den Arbeitgeber Registrierungs-, Dokumentations- und Steuerpflichten im Gastland folgen. Ein Teil des Unternehmensgewinns könnte dieser Betriebsstätte zugeordnet werden. Auch lohnsteuerliche Pflichten sind möglich.

Für den Arbeitnehmer bedeutet das nicht zwangsläufig, dass sein gesamter Arbeitslohn im Ausland versteuert wird. Regelmäßig geht es zunächst um den Anteil, der auf die dort ausgeübten Arbeitstage entfällt. Eine Doppelbesteuerung soll das jeweilige Abkommen durch Freistellung oder Anrechnung vermeiden.

Führungskräfte besonders im Fokus

Besonders sensibel ist die Workation bei Geschäftsführern, Vorständen und anderen leitenden Personen. Treffen sie im Ausland wesentliche unternehmerische Entscheidungen, kann dies zusätzliche steuerliche Fragen auslösen.

Eine kurze Reise verlagert den Ort der Geschäftsleitung allerdings nicht automatisch. Entscheidend ist, wo die für das Unternehmen maßgeblichen laufenden Entscheidungen tatsächlich getroffen werden. Eine wiederholte oder längerfristige Leitungstätigkeit aus dem Ausland kann das Risiko deutlich erhöhen.

Auch ohne eine Verlagerung der Geschäftsleitung können für Geschäftsführer besondere Regelungen im jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen gelten. Deshalb sollten Führungskräfte eine Workation besonders früh mit der Steuerabteilung oder einer spezialisierten Beratung abstimmen.

Problematisch kann zudem sein, wenn Beschäftigte im Ausland Verträge abschließen, regelmäßig Verträge aushandeln oder gegenüber Kunden als entscheidungsbefugte Vertreter des Unternehmens auftreten. Dadurch kann neben einer festen Geschäftseinrichtung auch das Risiko einer sogenannten Vertreterbetriebsstätte entstehen.

Sozialversicherungsrechtliche und arbeitsrechtliche Aspekte

Neben dem Steuerrecht müssen Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Aufenthaltsrecht und Datenschutz geprüft werden. Innerhalb der Europäischen Union sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz gelten koordinierte Sozialversicherungsregeln. Grundsätzlich unterliegt ein Arbeitnehmer nur dem Sozialversicherungssystem eines Staates.

Bei einer vorübergehenden Tätigkeit in einem anderen EU-Staat kann die deutsche Sozialversicherung unter bestimmten Voraussetzungen fortgelten. Als Nachweis dient regelmäßig die A1-Bescheinigung. Sie bestätigt, welchem Sozialversicherungssystem die Person unterliegt, und sollte grundsätzlich vor Beginn der Tätigkeit beantragt werden.

Ob eine selbst gewünschte Workation sozialversicherungsrechtlich als Entsendung behandelt werden kann, muss im Einzelfall geprüft werden. In Deutschland wird die Beantragung der A1-Bescheinigung in der Praxis auch bei kurzen grenzüberschreitenden Arbeitseinsätzen empfohlen. Das Gastland kann darüber hinaus eigene Meldepflichten vorsehen.

EU-Bürger benötigen grundsätzlich keine Arbeitserlaubnis, um in einem anderen EU-Mitgliedstaat zu arbeiten. Dennoch können Registrierungs- und Meldepflichten gelten. Bei längeren Aufenthalten kommen zusätzliche aufenthaltsrechtliche Vorgaben hinzu. Außerhalb der EU reicht ein Touristenvisum häufig nicht für eine berufliche Tätigkeit aus. Die Regeln unterscheiden sich von Staat zu Staat.

Auch das deutsche Arbeitsverhältnis läuft nicht einfach außerhalb aller lokalen Regeln weiter. Zwingende Schutzvorschriften des Gastlands, etwa zu Arbeitszeit, Mindestlohn, Feiertagen oder Arbeitsschutz, können je nach Dauer und Gestaltung relevant werden. Arbeitgeber müssen außerdem prüfen, ob der Arbeitsplatz, die Datensicherheit und der Versicherungsschutz ausreichend sind.

Eine private Auslandskrankenversicherung kann ebenfalls sinnvoll oder notwendig sein. Die Europäische Krankenversicherungskarte deckt nur medizinisch notwendige Leistungen während eines vorübergehenden Aufenthalts nach den Regeln des Gastlandes ab und ersetzt keine umfassende Reiseversicherung.

Workation: Gut geplant ist halb gewonnen

Eine Workation kann eine attraktive Möglichkeit sein, Arbeit und Ortswechsel miteinander zu verbinden. Ohne sorgfältige Planung kann der Traum jedoch für Beschäftigte und Arbeitgeber unnötige Risiken auslösen.

Arbeitnehmer sollten deshalb niemals eigenmächtig aus dem Ausland arbeiten. Vor der Reise sollten Zielstaat, Aufenthaltsdauer, Staatsangehörigkeit, Tätigkeit, Position im Unternehmen und mögliche Kundenkontakte geprüft werden. Wichtig sind außerdem eine schriftliche Genehmigung, die sozialversicherungsrechtliche Einordnung, eine mögliche A1-Bescheinigung und die Klärung von Aufenthalts- und Meldepflichten.

Unternehmen können Risiken durch eine klare Workation-Richtlinie reduzieren. Darin lassen sich zugelassene Länder, maximale Aufenthaltszeiten, ausgeschlossene Tätigkeiten, Datenschutzanforderungen und Genehmigungsverfahren festlegen. Besonders kritische Länder oder Funktionen können von vornherein ausgeschlossen werden.

Die 183-Tage-Regel allein ist kein ausreichendes Sicherheitsnetz. Wer die Workation rechtzeitig abstimmt und die Regeln des Ziellands prüft, kann aber vermeiden, dass aus dem mobilen Arbeiten am Strand ein steuerlicher oder rechtlicher Problemfall wird.

Quellen

Bundesministerium der Justiz, Einkommensteuergesetz, insbesondere §§ 34d, 38 und 49.

OECD, Aktualisierung des OECD-Musterabkommens 2025 zur grenzüberschreitenden Fernarbeit und möglichen Betriebsstätten.

Europäische Kommission, Your Europe: Sozialversicherungsschutz bei Arbeit in einem anderen EU-Staat.

Europäische Kommission, Your Europe: A1-Bescheinigung und Regeln für vorübergehend entsandte Beschäftigte.

Europäische Kommission, Your Europe: Arbeiten im EU-Ausland und Freizügigkeit für EU-Bürger.