Kolumne: Event abgesagt wegen Corona? So digitalisierst du es!

Ab jetzt versorgt euch einmal im Monat unsere Kolumnistin Céline Flores Willers mit hilfreichen Tools und wichtigen Learnings aus dem Innovations-, Entrepreneurship- und Tech-Bereich.

Corona ist ohne Zweifel das Top-Thema der letzten Tage – auch für mich als Organisatorin der Event-Reihe „AHEAD“. Bevor ich zum eigentlichen Thema dieses Beitrages komme – wie ich meine Events aufgrund von Corona digitalisiert habe – vielleicht noch ein paar Sätze zu AHEAD und zu meiner Person. Wahrscheinlich verbindet mich der ein oder andere von euch mit LinkedIn: Hier veröffentliche ich täglich Beiträge zu Innovations-, Entrepreneurship- und Tech-Themen. Aus dem Wunsch meiner Community nach inspirierenden Networking Events, ist die Eventreihe AHEAD entstanden. Wir möchten Vordenker*innen und Professionals der Innovations- und Tech-Szene vernetzen und für die richtigen Inspirationsquellen durch ausgewählte Speaker-Vorträge sorgen. 

Bevor wir die Zusammenarbeit mit Business Punk als neuen und starken Partner so richtig starten konnten, hat uns das Coronavirus einen Strich durch die Rechnung gemacht. Das Catering war bestellt, die Speaker vorbereitet und wir praktisch auf dem Weg nach Hamburg. Und dann kam Corona – ein neuer Plan musste her. Entstanden ist eine Remote Session mit unseren Speakern und sogar einem digitalen Workshop. Die wichtigsten Tools um Meetings, Events und Konferenzen auch virtuell möglich zu machen, möchten wir euch in diesem Artikel an die Hand geben:

Messen mit Ausstellungsflächen digital realisieren  

Tools: expo-IP, meetyoo conferencing, Voelkel ITK, Events 66 

Was Xing für die VExCON schon lange vormacht, kannst du jetzt auch für deine abgesagte Großveranstaltung möglich machen. Diese Tools bauen das Messegelände virtuell nach und ermöglich sogar den Rundgang von Stand zu Stand. Teilnehmer können untereinander chatten und der Erfolg der Veranstaltung kann in Echtzeit gemessen werden. Wichtig: Bei einigen Tools dauert es nur wenige Tage, die Großveranstaltung online umzusetzen, andere Anwendung bedürfen einer Vorlaufzeit von mehreren Monaten – das solltet ihr im Timing berücksichtigen und mit dem Anbieter klären. Die Kosten, für die man zwischen 4.000 und 20.000 Euro einplanen muss, setzen sich zusammen aus der Länge der Nutzung und aus den Add-ons, wie beispielsweise Grafikern und Moderationsanwendungen.

Lösungen für Events mit Vorträgen, Panels und Networking

Tools: Hopin, Run The World, Airmeet

Wenn ihr Speaker-Vorträge und Panel-Diskussionen digitalisieren wollt, eignen sich vor allem diese Plattformen. Eure Teilnehmer*innen können mitverfolgen, was auf der digitalen Bühne passiert – inklusive Abstimmungen per Handzeichen und Q&A. Ebenso ist es möglich, die Teilnehmer*innen von einer digitalen Main-Stage in „Break-Out Session“ oder „Roundtables“ zu senden. In One-on-Ones haben die Gäste die Chance, sich untereinander näher kennenzulernen – auch der Networking-Charakter bleibt so erhalten. Bisher hat beispielweise Hopin 1.100 Veranstaltungen ausgerichtet – 800 davon in den letzten 6 Wochen. Golden Weeks für Hopin also! Um Host zu werden, zahlt man eine monatliche Gebühr von ca. 100$/Monat (Angaben von Hopin). Durch den Verkauf von Tickets in Form von Zugangsdaten, kann man das Geld aber auch wieder reinholen.