Kolumne: Event abgesagt wegen Corona? So digitalisierst du es!

Ab jetzt versorgt euch einmal im Monat unsere Kolumnistin Céline Flores Willers mit hilfreichen Tools und wichtigen Learnings aus dem Innovations-, Entrepreneurship- und Tech-Bereich.

Corona ist ohne Zweifel das Top-Thema der letzten Tage – auch für mich als Organisatorin der Event-Reihe „AHEAD“. Bevor ich zum eigentlichen Thema dieses Beitrages komme – wie ich meine Events aufgrund von Corona digitalisiert habe – vielleicht noch ein paar Sätze zu AHEAD und zu meiner Person. Wahrscheinlich verbindet mich der ein oder andere von euch mit LinkedIn: Hier veröffentliche ich täglich Beiträge zu Innovations-, Entrepreneurship- und Tech-Themen. Aus dem Wunsch meiner Community nach inspirierenden Networking Events, ist die Eventreihe AHEAD entstanden. Wir möchten Vordenker*innen und Professionals der Innovations- und Tech-Szene vernetzen und für die richtigen Inspirationsquellen durch ausgewählte Speaker-Vorträge sorgen. 

Bevor wir die Zusammenarbeit mit Business Punk als neuen und starken Partner so richtig starten konnten, hat uns das Coronavirus einen Strich durch die Rechnung gemacht. Das Catering war bestellt, die Speaker vorbereitet und wir praktisch auf dem Weg nach Hamburg. Und dann kam Corona – ein neuer Plan musste her. Entstanden ist eine Remote Session mit unseren Speakern und sogar einem digitalen Workshop. Die wichtigsten Tools um Meetings, Events und Konferenzen auch virtuell möglich zu machen, möchten wir euch in diesem Artikel an die Hand geben:

Messen mit Ausstellungsflächen digital realisieren  

Tools: expo-IP, meetyoo conferencing, Voelkel ITK, Events 66 

Was Xing für die VExCON schon lange vormacht, kannst du jetzt auch für deine abgesagte Großveranstaltung möglich machen. Diese Tools bauen das Messegelände virtuell nach und ermöglich sogar den Rundgang von Stand zu Stand. Teilnehmer können untereinander chatten und der Erfolg der Veranstaltung kann in Echtzeit gemessen werden. Wichtig: Bei einigen Tools dauert es nur wenige Tage, die Großveranstaltung online umzusetzen, andere Anwendung bedürfen einer Vorlaufzeit von mehreren Monaten – das solltet ihr im Timing berücksichtigen und mit dem Anbieter klären. Die Kosten, für die man zwischen 4.000 und 20.000 Euro einplanen muss, setzen sich zusammen aus der Länge der Nutzung und aus den Add-ons, wie beispielsweise Grafikern und Moderationsanwendungen.

Quelle: Screenshot von der Website expo-IP

Lösungen für Events mit Vorträgen, Panels und Networking

Tools: Hopin, Run The World, Airmeet

Wenn ihr Speaker-Vorträge und Panel-Diskussionen digitalisieren wollt, eignen sich vor allem diese Plattformen. Eure Teilnehmer*innen können mitverfolgen, was auf der digitalen Bühne passiert – inklusive Abstimmungen per Handzeichen und Q&A. Ebenso ist es möglich, die Teilnehmer*innen von einer digitalen Main-Stage in „Break-Out Session“ oder „Roundtables“ zu senden. In One-on-Ones haben die Gäste die Chance, sich untereinander näher kennenzulernen – auch der Networking-Charakter bleibt so erhalten. Bisher hat beispielweise Hopin 1.100 Veranstaltungen ausgerichtet – 800 davon in den letzten 6 Wochen. Golden Weeks für Hopin also! Um Host zu werden, zahlt man eine monatliche Gebühr von ca. 100$/Monat (Angaben von Hopin). Durch den Verkauf von Tickets in Form von Zugangsdaten, kann man das Geld aber auch wieder reinholen.

Quelle: Screenshot von der Website Hopin

Tools für digitale Workshops 

Tools: Mural, Miro oder klaxoon

Bei diesen Tools geht es nicht darum, Vorträge zugänglich zu machen, sondern digitale Workshops zu ermöglichen. Die Teilnehmer erarbeiten auf einem virtuellen Whiteboard gemeinsam Lösungen zu einer Problemstellung. Vom Brainstormen über digitale Post-its bis hin zum Dot-Voting – hier ist alles möglich, was ihr aus physischen Workshops kennt. Mit den Tools könnt ihr sogar Design-Sprints oder Business-Model-Canvas-Workshops durchführen – einige Vorlagen helfen bei der Umsetzung. Die Kosten für kleinere Teams oder mittlere Unternehmen liegen bei Mural beispielsweise bei 12 bis 20 Dollar pro Mitglied und Monat. Für größere Unternehmen passt das Tool die Kosten auf Anfrage an.

Quelle: Screenshot von der Website Mural

OnlineLösungen für kleinere Meetings 

Tools: GoToMeeting, Adobe Connect, Skype, Google Hangouts, Zoom etc.

Kleinere und kurze Meetings können in Zeiten von Corona durch Webconferencing-Tools realisiert werden. Diese Methoden sind nicht neu, aber sind natürlich besonders jetzt gefragt. Denkt dran, hier könnt ihr Meetings auch sehr easy aufzeichnen – falls jemand aus dem Team das Meeting für den Kauf der letzten Klopapier-Rolle verlassen musste.

Für unsere AHEAD REMOTE SESSION haben wir uns für eine Kombination der Tools entschieden: Über Zoom haben unsere Speaker zunächst ihre Vorträge gehalten und anschließend haben wir auf Mural einen digitalen Workshop realisiert. In den drei Sessions waren jeweils 25 Teilnehmer*innen mit dabei – keine Verbindungsschwierigkeiten, und intuitive User-Führung. Unsere Key Takeaways: Richtet eine Whatsapp Gruppe ein, in der ihr mit den Speakern und Organisatoren parallel kommunizieren könnt und führt einen Test-Run durch.

Wir hoffen natürlich, dass unsere AHEAD-Events bald auch wieder offline stattfinden können – bis dahin sind digitale Sessions auch eine Lösung.
Den nächsten Artikel von uns gibt’s übrigens am 2. April und dann auch regelmäßig jeden ersten Donnerstag im Monat.


Céline Flores Willers

Miss Universe Germany und Gründerin - geht nicht? Doch, das geht! Generell ist Céline davon überzeugt, dass Vieles geht mit einem starken Willen. Sie gehört zu den bekanntesten deutschen Influencern auf LinkedIn. Für ihre Beiträge zu den Themen Innovation, Entrepreneurship und Zukunftstrends wurde sie 2018 und 2019 als LinkedIn TopVoice ausgezeichnet. In ihrer monatlichen Kolumne für den Business Punk berichtet sie von Tech-Lösungen und Use-Cases, die ihr wahrscheinlich noch nicht auf dem Schirm hattet.

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