Innovation & Future Die Zukunft von Dienstwagen & Co.: Acht Best-Practice-Tipps fürs Flottenmanagement von morgen

3. März 2022

Die Zukunft von Dienstwagen & Co.: Acht Best-Practice-Tipps fürs Flottenmanagement von morgen

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Business Punk Redaktion

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Logistik und Mobilität sind unterschätzte Unternehmensbereiche, denen frisch eine Disruption widerfährt – darum beschäftigen wir uns in unserer neuen Serie Intelligentes Flottenmanagement mit den großen Trends und Technologien der Fuhrparks von morgen. Schaut immer wieder hier rein und folgt uns auch auf Instagram, um zu erfahren, wie es im Bereich Fuhrparks und Dienstfahrzeugen weitergehen wird.

Als Unternehmerin und Unternehmer will man vor allem eins: Wachstum. Nichts ist schöner, als wenn alle Charts und Zahlen nach oben zeigen. Doch mit zunehmendem Erfolg kommen auch neue Aufgaben. Etwa, einen funktionierenden Fuhrpark aufzubauen und zu verantworten. Damit der Start für alle Beteiligte an dieser Stelle von Anfang an gelingt, haben wir hier acht Best-Practice-Tipps zum reibungs- und problemlosen Management von Fuhrparks zusammengestellt:

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1. Sicherheit an erster Stelle

Beginnen wir mit den absoluten Basics: Auf den Verantwortlichen des Fuhrparks lastet große Verantwortung. Immerhin übergibt man Teammitgliedern zwei Tonnen Stahl, die sie im engen Verkehr manövrieren sollen – und auf die sie sich jederzeit verlassen können müssen. Es ist also unumgänglich, dass alle nötigen Inspektionen eingehalten werden. An dieser Stelle ist ein proaktives Mindset gefragt: allen möglichen Gefahrenquellen muss vorgebeugt werden. Und es ist völlig selbstverständlich, das jedes Fahrzeug, das den Hof verlässt, allen geltenden Sicherheitsanforderungen gerecht wird.

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2. Regelmäßige Fahrsicherheitsunterweisung

Das Fahrzeug selber ist allerdings nur der erste Teil: auch Fahrerin und Fahrer müssen für den Umgang mit dem Dienstfahrzeug geschult werden, und zwar noch vor der ersten Fahrt. Nach deutschem Recht ist diese Schulung anschließend einmal im Jahr fällig. Bei einem Tausch des Dienstwagens ist eine erneute Unterweisung fällig. Das alles ist ein zeitintensiver Prozess – und exklusive Aufgabe des Fuhrparkmanagements. Da bei einer fehlenden Unterweisung im Schadensfall strafrechtliche Konsequenzen drohen, ist ein lückenloses Protokoll aller Vorgänge und abgeschlossenen Einweisungen vonnöten. Im Idealfall als cloudbasierte Lösung, die jeden Personalwechsel übersteht.

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3. Hürdenlose Fahrzeuginstandhaltung

Anknüpfend an den ersten Punkt ist die Dokumentation aller Vorgänge und Reparaturen vonnöten. Das bedeutet im Jahr 2022, dass man sich vom liebgewonnenen, selbst gebauten Excel-Sheet lösen sollte, das an vielen Stellen noch die vorherrschende Lösung ist. Eine junge Generation von Anbietern widmet sich mit neuen Software-Produkten einer zeitgemäßen, Cloud-basierten Herangehensweise. Dazu gehören auch mobile Apps, mit denen auch Fahrerinnen und Fahrer direkt im Fahrzeug zur Dokumentation beitragen können oder abgeschlossene Inspektionen fernab des Fuhrparks bestätigen.

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4. Alles, alles, alles mit Daten erfassen

Big Data bietet bekanntlich Antworten auf Fragen, die man vielleicht noch gar nicht gestellt hat. Hört man nicht zum ersten Mal, aber auch für Fuhrparks steckt immens viel in den anfallenden Daten: naheliegende Dinge wie die Kosten pro Kilometer oder auch der „total cost of ownership“. Über längere Zeiträume lassen sich auch Vergleiche ziehen, welche Fahrzeugarten für welche Zwecke besser in Frage kommen. Datenprotokolle geben Aufschluss darüber, wo sich Optimierungsmöglichkeiten verbergen, wo Prozesse und Kosten zu verbessern sind – aus Daten ergeben sich immer Handlungsmöglichkeiten. Und daraus folgt der nächste Punkt:

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5. Lückenlose digitale Aufzeichnung

Rechnungen, Fotos, Anleitungen und noch viel mehr sollten digital in einem zentralen Hub hinterlegt werden, damit jeder Zugriff darauf hat. Spart Zeit und ist damit auch am Ende kosteneffektiver. Besonders bei einer Erweiterung der Geschäftstätigkeiten in andere Standorte ist eine zentrale Plattform unumgänglich. So wird der Zugriff auf die Knowledge Base vom Rechner oder auch vom Mobilgerät aus geschehen – und Fuhrparkverantwortliche können sich mit dringlicheren Aufgaben beschäftigen, als andauernd allen Auskunft zu geben.

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6. Ziele und Erwartungen festlegen

Wer mit den Angestellten auch beim Umgang mit der Flotte Regeln und Ziele definiert und diese abspricht, sorgt für mehr Verantwortung bei den einzelnen Team-Mitgliedern. Alle Inspektionen sollten abgeschlossen, Fahrzeuge zu den festgelegten Terminen gewartet werden und alle Probleme, Schäden oder gar Unfälle erfasst werden. Das kann dezentral über Apps direkt am Ort des Schadensvorgangs geschehen. So beugt man langfristig größeren Problemen und dem Wertverfall der Flotte vor.

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7. Ohne Ende Nutzung tracken

Die Anschaffung und Wartung von Fahrzeugen ist bekanntlich extrem kostspielig. Daher ist es unumgänglich, die Nutzung jedes einzelnen Fahrzeugs zu überwachen und Faktoren wie Alter, Kilometerstand und durchschnittliche Nutzungsdauer in die Überlegungen einzubeziehen. Welches neue Modell auf dem Markt kann eventuell gleich mehrere alte Fahrzeuge ersetzen? Weitere Überlegungen: ist eine Anschaffung mehrerer Fahrzeuge auf einmal aus Kostengründen (Rabatt!) sinnvoll, selbst wenn einige davon erst in mehreren Monaten zum Einsatz kommen werden? Einige Anbieter von Software-Lösungen bieten Prognose-Tools an – die Beschäftigung damit kann faszinierend sein, selbst ohne konkrete Kaufabsicht.

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8. Ständige Weiterbildung

Wer einen Fuhrpark verantwortet, muss sich konstant mit den großen Trends und Errungenschaften in der Branche befassen: E-Mobility, Ladesäuleninfrastruktur, DSGVO-Schulungen… Wie man anhand des rapiden Wandels der vergangenen Jahren gesehen hat, professionalisiert sich hier eine Branche massiv. Schlummernde Potenziale werden nach und nach gehoben, und die Erwartungen an die Verantwortlichen zur Innovationsbereitschaft nehmen zu. Also ab in den Dienstwagen und los zum Austausch auf der nächsten Konferenz! – vorausgesetzt natürlich, der Wagen wurde zuvor korrekt gewartet.

Weitere spannende Beiträge zum Thema Intelligentes Flottenmanagement findet ihr auf unserer Themenseite.

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