Stressfaktor Urlaub:Wer im Urlaub nicht abschaltet, hat kein Urlaubsproblem, sondern ein Arbeitsproblem

Warum Erholung nicht erst im Urlaub beginnt – und welche Verantwortung Unternehmen dabei tragen

Im Arbeitsalltag zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Wer ständig erreichbar ist und regelmäßig Überstunden leistet, kann dieses Verhalten im Urlaub meist nicht einfach ablegen. Der Laptop ist zwar zu und das Diensthandy liegt im Hotelzimmer – trotzdem kreisen die Gedanken um offene Aufgaben, unbeantwortete E-Mails und das, was nach der Rückkehr wartet.

Urlaub soll Erholung bringen. Für viele Beschäftigte beginnt er jedoch oft mit Stress. Denn ob Erholung gelingt, entscheidet sich nicht erst am Strand, sondern bereits in den Wochen davor. Wer bis zum letzten Arbeitstag unter hoher Belastung arbeitet und beruflich kaum klare Grenzen zieht, nimmt diese Anspannung häufig mit in die freie Zeit.

Woran das liegen kann? Laut Arbeitszeitrechnung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung leisteten Beschäftigte in Deutschland 2025 durchschnittlich 27,2 Überstunden. Davon waren 15,6 Stunden unbezahlt, weitere 11,6 wurden vergütet.

Ein Grund dafür: Viele Unternehmen wissen schlicht nicht genau, wie viele Überstunden tatsächlich anfallen, weil Arbeitszeiten nicht konsequent erfasst werden. Ohne verlässliche Daten lässt sich weder sicherstellen, dass Mehrarbeit korrekt abgerechnet oder ausgeglichen wird, noch erkennen, wo das eigentliche Problem liegt. Was zunächst wie eine individuelle Mehrbelastung aussieht, ist deshalb häufig auch ein Transparenzproblem. Erst wenn Unternehmen wissen, wann und wo regelmäßig zusätzliche Arbeitszeit entsteht, können sie die Arbeitslast, Kapazitäten und Prozesse gezielt überprüfen.

Überstunden sind selten ein individuelles Problem

Die Ursachen für Überstunden sind vielfältig. Häufig reicht die reguläre Arbeitszeit nicht aus, um alle Aufgaben zu erledigen. Hinzu kommen ineffiziente Prozesse, überflüssige Meetings, ständige Unterbrechungen oder Schwierigkeiten beim Priorisieren und Delegieren. Auch eine Unternehmenskultur, in der lange Anwesenheit als Zeichen besonderer Leistungsbereitschaft gilt, kann Überstunden fördern. Problematisch wird es aber dann, wenn Überstunden vom Ausnahmefall zur Gewohnheit werden. Wer im Arbeitsalltag regelmäßig länger bleibt und nach Feierabend erreichbar ist, legt dieses Verhalten im Urlaub nicht ab.

Genau hier beginnt auch das Problem mit dem Abschalten: Wer über Monate erlebt, dass Arbeit regelmäßig in den Feierabend übergreift, zieht im Urlaub nicht plötzlich eine perfekte Grenze.

Erholung lässt sich nicht auf Knopfdruck einschalten

Gerade bei dauerhafter hoher Belastung ist Urlaub wichtig. Er unterbricht Anspannung und gibt Körper und Geist die Möglichkeit, sich zu regenerieren. Allerdings braucht dieser Übergang Zeit.

Das zeigt eine repräsentative Umfrage zum Stress im Urlaub: 42 Prozent benötigen mindestens zwei Wochen Urlaub, um sich wirklich zu erholen. 17 Prozent brauchen sogar drei Wochen oder länger. Ein Viertel der Befragten war in den vergangenen drei Jahren mindestens einmal nach dem Urlaub gestresster als zuvor. Als häufigsten Grund gaben die Betroffenen an, nicht richtig von der Arbeit oder dem Alltag abschalten zu können.

Eine mögliche Ursache: Wer bis zum letzten Arbeitstag unter Hochdruck offene Aufgaben abarbeitet, startet bereits mit einem erhöhten Stressniveau in die freie Zeit. Hinzu kommt die Sorge, etwas zu verpassen, Kolleginnen und Kollegen im Stich zu lassen oder nach der Rückkehr vor einem überfüllten Postfach zu sitzen.

Digitale Arbeitsmittel verstärken diesen Effekt. Eine Nachricht ist schnell gelesen – doch sie holt die Gedanken unmittelbar zurück in den Job. Aus „Ich schaue nur kurz nach“ kann schnell ein Gedankenkarussell werden, das sich über Stunden weiterdreht.

Welche Beschäftigten sind besonders betroffen?

Ständige Erreichbarkeit wird häufig mit Führungskräften in Verbindung gebracht, betrifft aber deutlich mehr Berufsgruppen. In Pflege, Gesundheitswesen, Gastronomie, Handel oder Logistik sorgen Personalengpässe und Schichtbetrieb dafür, dass Beschäftigte auch in ihrer Freizeit als mögliche Vertretung gelten.

In IT, Beratung, Vertrieb und anderen wissensintensiven Berufen ist die Arbeit dagegen räumlich kaum noch gebunden. Projekte laufen über Zeitzonen hinweg, Kundinnen und Kunden erwarten schnelle Reaktionen und das Smartphone macht den Arbeitsplatz überall verfügbar. Besonders schwierig wird es, wenn Wissen und Verantwortung nur bei einzelnen Personen liegen. Dann entsteht schnell das Gefühl, auch im Urlaub unersetzlich und somit permanent erreichbar sein zu müssen.

Abschalten ist deshalb keine reine Frage persönlicher Disziplin. Unternehmen und Führungskräfte tragen einen wesentlichen Teil der Verantwortung. Wenn Vorgesetzte selbst aus dem Urlaub E-Mails schreiben oder schnelle Antworten erwarten, prägt das die Kultur – meist unabhängig davon, was tatsächlich vereinbart wurde.

Gute Erholung beginnt mit guter Organisation

Damit Beschäftigte wirklich abschalten können, braucht es klare Strukturen. Dazu gehören eine vorausschauende Urlaubsplanung, transparente Kapazitäten und verlässliche Arbeitszeitdaten.

Vor allem die digitale Zeiterfassung macht sichtbar, was im Arbeitsalltag oft unbemerkt bleibt: Teams arbeiten regelmäßig länger, Pausen fallen aus oder Beschäftigte gehen vor Deadlines systematisch an ihre Belastungsgrenzen. Wo diese Muster früh erkennbar sind, lässt sich gegensteuern, bevor Überstunden zur Dauerbelastung werden. Ohne diese Datenbasis bleiben Überstunden häufig unsichtbar, bis Beschäftigte im Urlaub nicht mehr abschalten können oder die anhaltende Belastung zu Ausfällen führt.

Damit Urlaub tatsächlich zur Erholung wird, können Unternehmen und Beschäftigte schon vor dem letzten Arbeitstag einige Voraussetzungen schaffen:

1. Überstundenkonto vor dem Urlaub prüfen: Wer mit einem hohen Zeitguthaben in den Urlaub startet, sollte vorher klären, ob es abgebaut, ausgezahlt oder bewusst auf dem Arbeitszeitkonto belassen wird. Offene Zeitkonten können ein zusätzlicher Stressfaktor sein.
2. Abwesenheiten im Team sichtbar machen: Urlaubszeiten sollten nicht nur individuell geklärt, sondern mit der Auslastung des gesamten Teams abgeglichen werden. Überschneidende Abwesenheiten und unklare Kapazitäten fallen sonst häufig erst auf, wenn es für eine vorausschauende Planung zu spät ist.
3. Den Feierabend wie ein Ausstempeln behandeln: Ein bewusster Schlusspunkt – ob digital oder gedanklich – hilft dabei, die Arbeit ruhen zu lassen. Dazu kann gehören, offene Aufgaben zu dokumentieren, den nächsten Schritt festzuhalten und sich anschließend konsequent aus dem Arbeitstag zu verabschieden.
4. Auslastungsspitzen vor der Reise einkalkulieren: Wer weiß, dass bestimmte Wochentage, Monatsenden oder Projektphasen erfahrungsgemäß arbeitsintensiver sind, kann den Urlaubsbeginn bewusst darauf abstimmen. Arbeitszeitdaten helfen dabei, solche wiederkehrenden Muster zu erkennen, statt sich allein auf das Bauchgefühl zu verlassen.

Urlaub allein kann die strukturelle Überlastung jedoch nicht lösen. Wenn Beschäftigte regelmäßig Überstunden leisten und selbst in ihrer Freizeit nicht loslassen können, braucht es mehr als individuelle Entspannungstipps. Dann müssen Unternehmen Arbeitslast, Zuständigkeiten und Prozesse überprüfen.

Denn die beste Voraussetzung für einen erholsamen Urlaub ist schließlich ein Arbeitsalltag, der keine dauerhafte Erholung verlangt.

Über den Autor

Christoph Lückl ist CEO von TimeTac. Er vereint wissenschaftlich fundierte Expertise im Bereich Corporate Leadership mit langjähriger Praxiserfahrung in der Zeitwirtschaft. Seine Perspektive auf die Anforderungen von Unternehmen und Führungskräften wurde insbesondere durch seine Lehrtätigkeit im Fachbereich Corporate Leadership an der Karl-Franzens-Universität Graz geprägt.