Inbox-Zero-Methode: So wird das E-Mail-Chaos endlich besiegt!

Die vier magischen Ordner

Inhalt der Methode sind vier bestimmte Ordner in deinem Postfach, die helfen sollen, deine E-Mails zu sortieren.

1. Antworten: Hier landen alle E-Mails, die in weniger als fünf Minuten beantwortet werden können. Diese Nachrichten sollten zügig abgearbeitet werden, um den Ordner leer zu halten.
2. Aktion erforderlich: Manche E-Mails benötigen mehr Zeit, um sie zu bearbeiten, etwa um Material bereitzustellen oder etwas nachzulesen. Diese Nachrichten kommen in den „Aktion erforderlich“-Ordner und werden zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet.
3. Delegiert: E-Mails, die an andere Personen weitergeleitet werden müssen, kommen in diesen Ordner. So bleibt der Überblick erhalten, welche Aufgaben an Kollegen delegiert wurden.
4. Archiviert: Alle bearbeiteten E-Mails, die man nicht löschen möchte, werden hier abgelegt. So sind sie später leicht wiederzufinden.

Tipps für ein leeres Postfach

Bevor man die Inbox-Zero-Methode anwendet, ist eine gründliche Vorbereitung notwendig. Zunächst sollten die vier Ordner angelegt und das Postfach aufgeräumt werden. Das kann zwar zeitaufwendig sein, ist aber der Schlüssel zu langfristiger Ordnung.

Ein weiterer wichtiger Schritt: Feste Zeiten zur E-Mail-Bearbeitung festlegen. Immer ein bisschen daran zu arbeiten, kann auf die Konzentration gehen. Besser ist es, sich täglich zwei bis drei feste Zeitfenster zu setzen, in denen die E-Mails bearbeitet werden.