Zeitmanagement: Hol dir deine Konzentration zurück

Mut zum Mono­tas­king 
Ein Stapel Rech­nun­gen, Kor­rek­tur­schlei­fen, die Pla­nung der After-Work-Drinks, pri­vate Nach­rich­ten und oben­drauf das Tages­ge­schäft. Manche Tage schreien nach Multi-Tas­king und das ist ziem­lich ver­füh­re­risch, schließ­lich sind wir darauf trai­niert, mög­lichst viele Dinge gleich­zei­tig zu erle­di­gen. Männer werden heut­zu­tage immer noch belä­chelt, da sie angeb­lich nicht zum Mul­ti­tas­king fähig seien. Selbst wenn das wahr wäre, aus der Hirn­for­schung wissen wir, dass sie dafür eigent­lich bewun­dert werden soll­ten, denn zu viele Auf­ga­ben par­al­lel zu erle­di­gen bedeu­tet Stress, senkt die Pro­duk­ti­vi­tät und ver­miest die Laune. Was ist wirk­lich wich­tig? Das kann im Zwei­fels­fall auch mal eine unlieb­same Auf­gabe sein. Diese sollte man gene­rell als erstes erle­di­gen, um den Kopf wieder frei zu haben. Das ent­spricht auch der “GTD” Methode von David Allen. ​“Get­ting Things Done” besagt, dass wich­tige Auf­ga­ben, die in kurzer Zeit erle­digt werden können, als erstes auf der To-Do Liste stehen soll­ten. Vor allem solche, die einem unan­ge­nehm sind, wie zum Bei­spiel Absa­gen, Kritik oder kurz­fris­tige Ter­min­än­de­run­gen. Wich­tig ist, eines nach dem ande­ren zu erle­di­gen und sich vor allem genug Zeit für Pausen ein­zu­pla­nen.

Kurze Unter­bre­chun­gen der Arbeit sind durch­aus sinn­voll. Pausen soll­ten aller­dings auch als solche genutzt werden und nicht dazu, alle Social-Media-Feeds zu aktua­li­sie­ren. Statt­des­sen kann man ruhig einmal auf­ste­hen, sich ein Glas Wasser holen, an die fri­sche Luft gehen oder mit den Kol­le­gen quat­schen. Diese Tech­nik ist gene­rell als Pomo­doro-Work­flow bekannt.

Pro­duk­tive Pausen ein­le­gen
Bei dieser Methode geht es darum, regel­mä­ßige Pausen zu machen. Diese Methode ist des­halb so erfolg­reich, weil die feste Ziel­set­zung von 25 Minu­ten pro Ein­heit dazu moti­viert, sich voll und ganz auf eine Auf­gabe zu kon­zen­trie­ren. Was sind schon 25 Minu­ten? Anschlie­ßend kann man sich eine kurze Pause gönnen oder sogar den Post­ein­gang che­cken. So schafft man in kür­ze­rer Zeit mehr Arbeit, als wenn man ver­sucht, die Auf­merk­sam­keit auf meh­rere Auf­ga­ben­be­rei­che auf­zu­tei­len oder stun­den­lang durch­zu­ar­bei­ten.

Wich­tig bei dieser Methode ist, sich nur einen Auf­ga­ben­be­reich pro Pomo­doro vor­zu­neh­men. Die Pla­nungs­phase vor der eigent­li­chen Arbeit ist also min­des­tens genauso rele­vant wie die Arbeit selbst. Wem es schwer fällt, unter vielen klei­nen Auf­ga­ben die drin­gends­ten her­aus­zu­fil­tern, der kann auf eine simple Methode zurück­grei­fen: Die Not-To-Do-List!

Not-To-Do-List
Um fokus­siert in den Tag zu star­ten, kann es schon kurz nach dem Auf­ste­hen helfen, sich eine Not-To-Do-List zu schrei­ben. Was simpel klingt, kann plötz­lich viel freie Zeit schaf­fen, die man anschlie­ßend mit wich­ti­ge­ren Dingen füllen kann. Was muss man wirk­lich nicht erle­di­gen? Welche Auf­gabe hat auch noch nächste Woche Zeit? Was kann man abge­ben? Steht einem viel­leicht der eigene Leis­tungs­druck im Weg? Sich noch mehr auf­zu­hal­sen erscheint oft ein­fa­cher, als Extra­auf­ga­ben abzu­leh­nen oder abzu­ge­ben! Doch dele­gie­ren kann im Zwei­fels­fall ebenso wich­tig sein, wie Auf­ga­ben zu ver­schie­ben. Wenn Teil­be­rei­che an Kol­le­gen oder andere Team­mit­glie­der abge­ge­ben werden können, dann darf man sich ruhig auch mal erlau­ben los­zu­las­sen. Enga­ge­ment ist gut, effek­tive Zeit­pla­nung ist besser.

Egal, ob Gold­fisch oder Mensch – Wir brau­chen Kon­zen­tra­ti­ons­fä­hig­keit, um unse­ren täg­li­chen Auf­ga­ben nach­zu­kom­men. Und wir sind exter­nen Ablen­kun­gen nicht macht­los aus­ge­lie­fert. Orga­ni­sa­tion und Pla­nung hören sich zwar nicht beson­ders hip an, sind aber unab­ding­bar für einen struk­tu­rier­ten Arbeits­all­tag. So bleibt am Ende des Tages nicht nur das gute Gefühl, etwas geschafft zu haben, son­dern auch genug Zeit für andere wich­tige Dinge, wie zum Bei­spiel den ent­spann­ten Fei­er­abend.