Zehn Tools, die Gründern das Leben leichter machen

Wer seit Jahren in der Startup-Szene unterwegs ist, freut sich über jedes Programm, das den digitalen Arbeitsalltag effizienter macht und so bei der Einhaltung meiner Regel Nummer eins hilft: Zero Inbox an jedem Freitagabend. 

Doch die Auswahl ist riesig und so habe ich jahrelang verschiedenste Business-Tools getestet, kombiniert und die Zusammenarbeit für mich optimiert. Dabei herausgekommen ist ein in sich geschlossenes Paket, mit dem man kostengünstig kleinere Unternehmen digital managen kann.

Natürlich gibt es zu all den genannten Empfehlungen mögliche Alternativen, die hier nicht in epischer Breite dargestellt werden. Vielmehr dient diese Liste als Inspiration für Gründer, die effizienter arbeiten wollen, oder als Cheat-Sheet für Faulpelze, die nicht unendlich viel Zeit in die Auswahl investieren wollen.

1. Email & Dokumente Optimierung: Google Apps for Business 

Einen Google-Mail-Account hat so ziemlich jeder. Die Business Variante bietet gegenüber der kostenfreien Version Gründern aber noch einige Vorteile, vor allem die Nutzung von Gmail mit deiner eigenen Domain  (@deinstartup.com) und somit auch die nahtlose Integration mit vielen anderen Google Tools, wie Google Calender.

Insbesondere die Nutzung von Google Docs ermöglicht effizienteres Arbeiten, da du in Echtzeit mit deinen Kollegen an Dokumenten kollaborieren kannst und deine Dokumente in der Cloud ablegst. Das lästige hin- und her schicken von unterschiedlichen Versionen eines Dokuments ist somit eine Sache der Vergangenheit.

2. Interne Kommunikation: Slack

Bei mir gilt die Zero-Inbox-Friday Regel: Spätestens am Freitagabend sollte jede Email beantwortet und archiviert sein, sodass ich am Montag wieder mit einem (so gut wie) leeren Postfach starten kann. Natürlich klappt das auch nicht jede Woche. Damit es aber zumindest öfter klappt, versuche ich grundsätzlich die interne Kommunikation von der externen zu trennen.

Dabei kann dir Slack helfen. Mit diesem wunderbar designten Tool kannst du auf vielerlei Weise mit deinen Kollegen kommunizieren: per Direktnachricht oder in Gruppenchats, sortiert nach Team oder Thema. Das Ganze fühlt sich an wie ein Skypechat – nur eben in besser! Insbesondere die Suchfunktion macht dir dein Startup-Leben deutlich einfacher.

Darüber hinaus kannst du aus dem Chat heraus direkt ein neues To-do generieren – wenn du Slack mit meiner nächsten Empfehlung Wunderlist kombinierst.

3. To-do’s: Wunderlist

Wunderlist lässt sich nicht nur in Slack, sondern auch in viele weitere Apps integrieren, und besticht durch sein selbsterklärendes Design. Zudem werden deine To-do Listen automatisch mit allen gewünschten Geräten synchronisiert – und du kannst Shared Lists mit deinen Team-Kollegen pflegen.

Die meisten To-do’s wirst du wahrscheinlich direkt oder aus deiner Team-Kommunikation mit Slack oder einer Kalender-App wie Sunrise generieren. Wenn aber doch einmal eine anstehende Aufgabe in deinem Email Postfach landet, dann kannst du diese auch ganz einfach in deine To-do Listen übertragen: Einmal Weiterleiten an deinen persönlichen Wunderlist-Account, und schon bist du deiner Zero-Inbox-Marke wieder ein bisschen näher!

Für mich ist die treibende Kraft des Alltags die To-do Liste, nicht meine Inbox.

4. Projektmanagement: Trello

Die Auswahl eines passenden Projektmanagement-Tools kann zwar viele Stunden und Nerven kosten, aber auch die Prozesse und Workflows in deinem Startup optimieren. Hierbei handelt es sich um eine sehr individuelle Entscheidung, die aber für den Anfang vereinfacht werden kann:

Die ultra-simple App Trello, ursprünglich mehr von Entwicklern als von Gründern genutzt, bietet eine sehr übersichtliche Oberfläche, mit der du deine Projekte und vor allem Prozesse abbilden kannst. Obwohl, oder vielleicht auch gerade weil Trello kaum Funktionalitäten bietet, lassen sich mit ein bisschen Kreativität die meisten Prozesse damit erfassen.

Wer doch mehr Funktionalitäten möchte, sollte entweder Podio oder Bitrix24 ausprobieren. Podio lässt sich stark individualisieren, und Bitrix24 deckt eine Fülle von Unternehmensprozessen ab, u.a. Workflows und CRM.

5. CRM: Insightly / Inbot

Sales-Prozesse und die Kundendatenbank haben ganz besondere Anforderungen. In diesem Bereich gibt es etliche Tools, von SAP-Modulen über salesforce.com bis zu neuen, von Startups-entwickelten Nichen-Tools. Über die CRM-Auswahl wird meiner Erfahrung nach am kontroversesten diskutiert. Ich persönlich finde die App von Insightly sehr gut, weil sie den Prozess von ‘Lead’ zu ‘Opportunity’ zu ‘Client’ gut darstellt, wenngleich sie auch manchmal generisch wirken kann.

Wer im Vertrieb am liebsten mobil arbeitet, sollte darüber hinaus auch unbedingt Inbot ausprobieren. Es bietet eine sehr schön designte Oberfläche, die sich auf die mobile Nutzung konzentriert. Zudem hat Inbot einen AI-getriebenen Assistant, was sehr innovativ ist und der App einen gewissen Siri-Charakter verleiht. An der Desktop-Version wird gerade noch gearbeitet. Auf die Ergebnisse bin ich persönlich sehr gespannt bin.

6. Angebots- und Vertragsmanagement: Pandadoc

Der Angebotsprozess und die zentrale Verwaltung von Verträgen werden ab einer etwas höheren Kundenzahl schwieriger als es zuerst erscheint – dies gilt vor allem für Startups und Agenturen, die Deals auf individueller Basis schließen.

Ein gutes Tool zum zentralen Management dieser Verträge ist Pandadoc. Das Besondere daran ist die Möglichkeit zur Integration von elektronischen Signaturen. Damit kommst du dem papierlosen Büro wieder einen Schritt näher.

7. Buchhaltung und Rechnungen: Lexoffice

Mit Lexoffice, einem Oldie-but-Goldie, kannst du sehr einfach Rechnungen schreiben und deine Buchhaltung verwalten. Teilweise ist sogar eine Integration mit DATEV möglich, was deinen Steuerberater sicherlich freuen wird. Lexoffice bietet auch eine abgespeckte Variante als Cloud-Lösung an.

8. Passwort-Manager: 1Password

Natürlich würde es eine große Sicherheitslücke darstellen, wenn du für all die bereits genannten Tools nur ein einziges Passwort verwenden würdest. Damit du bei all den Websites und Programmen nicht durcheinander kommst, kannst du mit einem Passwortmanager wie 1Password deine Login-Daten nicht nur zentral speichern, sondern auch schwer knackbare Passwörter für die maximale Sicherheit automatisch generieren. 1Password kann sowohl am Rechner als auch mobil installiert und synchronisiert werden.

9. Notizen / Reader: Evernote & Pocket

Wer viele Notizen schreibt, Inspiration über das Netz verstreut sammelt und Auszüge aus verschiedenen Webseiten speichert, kann das über Evernote nach Themen sortiert machen und somit seine unfertigen und fertigen Inhalte zentral managen.

Wem Evernote zu viel ist und die Notizfunkion nicht braucht, aber viele Inhalte und Online-Artikel zentral sammeln möchte, um sie später zu lesen, kann dies mit Pocket tun, einer sehr schönen News-Reader-App.

10. Kontakte: Full Contact 

Mit Amis über LinkedIn, Mittelständern über Xing, digitalen Nomaden über Twitter, Kunden über Emails, und Freunden über Facebook  – Geschäftskontakte sind über etliche Kanäle verstreut. Mit einem Contact-Manager kannst du zentral deine Kontakte kategorisieren und verwalten. Full Contact ist ein Anbieter, der in der Premium Version sogar die Digitalisierung deiner offline Visitenkarten anbietet.

Für jedes oben genannte Problem gibt es dutzende Anbieter. Mit ein bisschen Glück ist diese Liste schon die beste Auswahl für dein aufstrebendes Startup. Aber realistisch gesehen wirst du irgendwann an die Grenzen mancher Tools stoßen und dich erneut umschauen müssen. 

Mein Tipp: Verschwende trotzdem nicht zu viel Zeit mit der Auswahl, schon gar nicht bevor deine Prozesse ein paar Monate heiß laufen. Ansonsten triffst du deine Auswahl anhand von fiktiven Anforderungen. Im Alltag läuft sowieso immer alles anders.

Viel Erfolg beim Zero-Inboxing.


Darius Moeini

Darius Moeini ist Mitgründer von Berlin Startup Consulting, einer Boutique Strategie- und Finanzberatung für junge Startups. Darius hat mehrere, teils selbst gegründete Startups sowohl in ihren nervenzerreißenden als auch glorreichen Zeiten begleitet und nach mehreren M&A-Transaktionen seine Vorliebe zum Bootstrapping entdeckt.

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