Prozess macht den Meister: Tipps für einen guten Workflow im Team

Aufgaben auf die ineffiziente Art und Weise zu erledigen und damit alles unnötig zu verkomplizieren, ist ein Problem, das viele Mitarbeiter haben. Der Grund dafür ist häufig schlechte Selbstorganisation. Dasselbe gilt während der Zusammenarbeit. Gibt es hier kein System, an dem sich Mitarbeiter orientieren können, laufen diese Gefahr unproduktiv zu werden.

Wie gut, dass es viele Arten von Workflow gibt, die das Arbeiten um ein Vielfaches erleichtern. Zum Beispiel das allseits bekannte „Getting Things Done!“ oder die Struktur hinter „7 Habits of Highly Effective People“.

Fakt ist also, dass ein gut durchdachter Team-Workflow viele Vorteile mit sich bringt:

• Missverständnisse, Verwirrungen und Frustrationen sind leichter zu vermeiden.
• Durch das Beseitigen von Warteschleifen in der Kommunikation, wird Teams geholfen die Zeit trotzdem optimal zu nutzen.
• Alltägliche und regelmäßig anstehende Aufgaben können angepasst und automatisiert werden.
• Die Teams können sich mehr auf das Wesentliche konzentrieren.

Welcher Workflow passt zu meinem Team?

Zu bestimmen welcher Workflow für welches Team am besten geeignet ist, kann sehr überfordernd sein. Denn es gibt viele verschiedene Tools, Methoden und Systeme, wobei die Devise „Keep it simple“ oft die beste Option ist.

# Schaffe ein Umfeld, das es dem Team ermöglicht, sein Bestes zu geben

Das Bewusstsein darüber wie die eigene Arbeit in das große Ganze hinein passt, befähigt dazu, selbst Kontrolle zu übernehmen und Entscheidungen zu treffen. Den Mitarbeitern aufzuzeigen, dass die von ihnen geleistete Arbeit wichtig ist, trägt deshalb ganz wesentlich dazu bei, ein motiviertes und produktives Team zu schaffen. Daher sind Zielsetzungen in den Workflow des Teams sehr wichtig. Bei jedem gesetzten Ziel muss klar sein, wie dieses zur Erreichung der übergeordneten Unternehmensziele beiträgt. Ein zentraler Punkt dabei ist auch Offenheit und Feedback: Dem Team sollten aus diesem Grund einfache Kommunikations- und Feedback-Mechanismen zur Verfügung stehen.

# Treffe eine zentrale Entscheidungen über die Art der Kommunikation

In Teams entstehen generell die meisten Probleme durch mangelnde Kommunikation. Schätzungsweise 32 Milliarden Euro gehen jedes Jahr durch unzureichende Kommunikation am Arbeitsplatz verloren. Ein „Kommunikationscodex“ kann eine solche Fehlkommunikation verhindern und spart sehr viel Zeit und Geld. Dieser Code hilft, Routinen und Gewohnheiten festzulegen, die wiederum Missverständnisse vermeiden und gleichzeitig die Zusammenarbeit sowie individuelle Prozesse optimieren.

# Bestimme einen festen Platz für alle wichtigen Informationen

Ein zentraler Platz für alle Informationen kann einen Overload an Fragen vermeiden. Dabei sollten die relevanten Informationen an einem Ort abgelagert sein, auf den alle Teammitglieder jederzeit zugreifen können und diese auch – wenn nötig – aktualisieren können (wie z. B. eine Cloud). Die stetige Aktualisierung kann für alle Beteiligten zusätzlich Zeit sparen.

# Lasse das Wichtige zur Gewohnheit werden

Gewohnheiten helfen dabei, nicht entscheidungsschwach zu werden. Denn je mehr Entscheidungen getroffen werden müssen, desto schwieriger wird es auch gute bzw. überhaupt Entscheidungen zu fällen. Je weniger Zeit für Belangloses aufgewendet wird, desto mehr Zeit bleibt für die wichtigen Aufgaben. Wichtige Entscheidungen über Verantwortung und Erwartungen sind idealerweise im Voraus zu treffen, sodass sich das Team während des gesamten Projekts auf das Wesentliche konzentrieren kann.

# Bestimme den Workflow und wähle das Kommunikationssystem

Der letztendlich einfachste Schritt besteht darin, das auf das jeweilige Team zugeschnittene Kommunikationssystem und die entsprechenden Tools auszuwählen. Ist dieses erst einmal etabliert, wird es automatisch zum täglichen Bestandteil und muss kaum noch reflektiert werden. Da jedes Team und damit auch jeder Workflow anders ist, bedarf es hier einer gründlichen Untersuchung für das beste Tool. In jedem Fall ist es wichtig, sicherzustellen, dass dieses System auch funktioniert und eventuelle Anpassungen – idealerweise einmal pro Monat – vorzunehmen.

Einen guten Workflow am Arbeitsplatz zu haben, bringt dem Team eine immense Erleichterung. Denn: Gibt es ein festgelegtes System am Arbeitsplatz, ist sich jeder Mitarbeiter seines eigenen Verantwortungsbereiches bewusst. Jeder kennt die an ihn gestellten Erwartungen, die Deadlines und wer die jeweiligen Ansprechpersonen sind. Workflow ist eine bestärkende Art zu arbeiten, und bestärkte Mitarbeiter sind produktive Mitarbeiter – und ein happy Team.

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Chris Farinacci ist Head of Business bei Asana und verantwortet das geschäftliche Wachstum und die Markteinführung. Das Unternehmen aus San Francisco bietet Management-Software, mit der Teams ihre Arbeit organisieren und effizienter gestalten können. Zu Kunden gehören unter anderem Zalando, Airbnb oder die NASA. Bevor er zu Asana kam, leitete er das globale Marketing für das Unternehmens- und Bildungsgeschäft von Google.