Meeting-Flut adé! Hier kommt die Rettung

Es gibt bessere Wege, gemeinsam Entscheidungen zu treffen

Eine wichtige Entscheidung steht an und natürlich müssen dafür alle relevanten Stakeholder zusammenkommen, um zu einem Konsens zu gelangen – oder? Tatsächlich ist nicht immer ein Meeting notwendig, um gemeinsam eine Entscheidung zu treffen. Stattdessen können Unternehmen diese Prozedur, die in 71 Prozent der Fälle sowieso mit der Planung von Follow-up-Terminen endet, durch eine klare, strukturierte Dokumentation ersetzen. Dazu setzen sie ein Dokument auf, das alle wichtigen Hintergrundinformationen, die verschiedenen Optionen und eine Empfehlung enthält. Danach wird die Datei mit allen wichtigen Personen geteilt und eine Deadline gesetzt, bis wann diese ihre bevorzugte Option wählen oder Feedback hinterlassen müssen.

Trotzdem können manchmal Fragen oder Diskussionsbedarf aufkommen, was Meetings von Zeit zu Zeit notwendig macht. In diesem Fall bekommt jeder Teilnehmende bereits vor Beginn der virtuellen oder persönlichen Besprechung die Möglichkeit, sich das Dokument durchzulesen und den Inhalt zu kommentieren. Wer das Meeting einberufen hat, sollte zunächst alle Kommentare aufnehmen und eine Auswahl zur allgemeinen Diskussion stellen. Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, wird diese – gemeinsam mit den nächsten Schritten und den Verantwortlichen – zusammengefasst und mit den Teilnehmenden geteilt.

Jenseits der Meetings: So vernetzen sich Teams miteinander

Die Zusammenarbeit und der (soziale) Austausch mit Kollegen ist ein nicht zu unterschätzender Faktor, der die Mitarbeiterzufriedenheit stark beeinflussen kann. Unternehmen, die das Zugehörigkeitsgefühl und den Zusammenhalt im Team fördern, werden mit Engagement, Produktivität und Loyalität belohnt. In einer flexiblen Arbeitsumgebung, in der sich Teams über den Globus verstreuen, ist das gar nicht so einfach – vor allem, wenn man auf unzählige Meetings verzichten sollte und möchte. So fühlen sich 46 Prozent der deutschen Beschäftigten selbst an meetingreichen Tagen einsam. Es muss also einen anderen Weg geben, das Miteinander zu stärken und Mitarbeitende zu vernetzen.

Für eine engere Verbundenheit im Team feiern weltweit 38 Prozent der Befragten Erfolge mit ihren Kollegen; 45 Prozent vernetzen sich am besten bei gemeinsamen Projekten, Herausforderungen und komplexen Aufgaben. Dabei spielt es keine Rolle, wo und über welches Medium dieser Austausch stattfindet. Vielmehr geht es um die Inhalte der gemeinsam verbrachten Zeit. Das bedeutet allerdings nicht, gänzlich auf persönliche Get-Togethers zu verzichten. Bereits wenige Tage im Jahr, an denen das Team persönlich zusammenkommt und Workshops abhält, Strategien entwickelt oder einfach nur Spaß hat, können Wunder bewirken.

Fazit: Nicht alle Meetings gehören verbannt

Obwohl es genügend Alternativen für eine effektive Zusammenarbeit gibt, wird sich die Geschäftswelt niemals vollständig von Meetings verabschieden können und das ist auch nicht nötig. Unternehmen stehen Mittel und Wege zur Verfügung, sie bewusster und effizienter zu gestalten: So gehört als Mindestvoraussetzung zu jedem Meeting eine klare Zielsetzung – entweder in Form einer strukturierten Agenda oder eines einfachen Satzes, der das gewünschte Ergebnis umreißt. Außerdem lohnt es sich, die 30- bzw. 60-Minuten-Standardzeiten für Meetings zu hinterfragen. In gut aufbereiteten, fokussierten und moderierten Besprechungen, in denen jeder zu Wort kommen kann, kommen Teams bereits innerhalb von 15 Minuten zu wertvollen Ergebnissen. Es braucht also keine riesigen Change-Prozesse oder Millionen-Investitionen, um allen im Unternehmen ein effektiveres Arbeiten zu ermöglichen. Kleine Veränderungen können in Summe bereits viel ausmachen und die Meeting-Flut eindämmen.