Beamten-Studie: Nur 1,9 Prozent geben an, Projeke würden wie geplant verlaufen

Nur 1,9 Prozent der Projekte laufen laut Teilnehmer planmäßig, trotzdem sind 83,6 Prozent der Beamten hochmotiviert. Die Stackfield-Studie legt nahe, wo das System wirklich klemmt.

Nur 1,9 Prozent der Behördenbeschäftigten sagen, ihre Projekte liefen in der Regel wie geplant. Gleichzeitig geben 83,6 Prozent an, hochmotiviert zu sein. Diese Kluft zwischen Einsatzbereitschaft und Ergebnis gilt als zentraler Befund einer neuen Umfrage, die nahelegt: Das Problem sitzt offenbar nicht bei den Menschen, sondern im System. Die Erhebung des Münchner Softwareanbieters Stackfield, durchgeführt gemeinsam mit dem Fachmagazin Behörden Spiegel, befragte 1.875 Beschäftigte aus Rathäusern, Ministerien, Polizeibehörden und Hochschulen aus allen 16 Bundesländern, wie Presseportal dokumentiert. Das Ergebnis widerspricht dem öffentlichen Bild vom bequemen Beamten gründlich. 64,5 Prozent schätzen ihre eigene Arbeitsweise sogar als leistungsstark ein, wie Business Insider aus der Erhebung zitiert.

Die Teilnehmer kamen von allen Ebenen der Verwaltung: Knapp 42 Prozent waren Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, ein Viertel Sachgebiets- oder Referatsleiter, knapp neun Prozent Amtsleiter oder Geschäftsführer, berichtet Deutsche Börse. Diese breite Streuung über Hierarchieebenen und Behördentypen hinweg macht die Ergebnisse besonders aussagekräftig, da sich das Problem laut der Studie unabhängig von Position oder Verwaltungsebene zeigt. Dass die Selbstwahrnehmung der Beamten derart von der öffentlichen Wahrnehmung abweicht, passt zu einem größeren Trend: Das Vertrauen der Bürger in staatliche Institutionen sinkt demnach kontinuierlich, zuletzt auf einen neuen Tiefststand von 32 Prozent. Behörden allein erzielten nur 34 Prozent Vertrauen, während Österreich und die Schweiz mit 44 beziehungsweise 52 Prozent deutlich besser abschneiden. Die Erwartungen der Bürger an eine moderne Verwaltung bleiben demnach unerfüllt, obwohl die Beschäftigten selbst sich keineswegs als Bremser sehen.

Bürokratie bremst die eigene Arbeit

61,5 Prozent der Befragten nennen Bürokratie und Genehmigungswege als größtes Hemmnis für ihre eigene Projektarbeit, wie Deutsche Börse berichtet. Personalmangel folgt mit 41,8 Prozent, fehlende Finanzmittel mit 39,8 Prozent. Kommunale Mitarbeiter trifft es besonders hart: 46,5 Prozent von ihnen klagen über Geldmangel, in Bundesbehörden sind es nur gut 17 Prozent. Auch beim Personalmangel zeigt sich ein ähnliches Gefälle zwischen den Verwaltungsebenen, wobei Bundesbehörden die Situation insgesamt weniger dramatisch einschätzen als die finanziell oft klammen Kommunen.

Interessanterweise bewerten gerade die Beschäftigten in den Kommunen ihre Projektarbeit trotz knapper Kassen positiver als Kolleginnen und Kollegen auf Landes- und Bundesebene: Knapp 39 Prozent beurteilen ihre Projekte als erfolgreich, in den beiden oberen Ebenen sind es jeweils weniger als ein Drittel. Das deutet darauf hin, dass Nähe zu konkreten Projekten und kürzere Entscheidungswege die Zufriedenheit steigern können, selbst wenn das Budget knapp bleibt. Zusätzlich gaben 22,9 Prozent der Befragten an, mindestens die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben wie Informationssuche, Statusabfragen und Doppelarbeit zu verbringen, demnach. „Im öffentlichen Dienst trifft eine enorm hohe Motivation auf sehr hohe strukturelle Hürden“, sagt Studienleiter Martin Opercan laut Presseportal. Stackfield-Gründer Cristian Mudure ergänzt die Debatte um eine zweite Perspektive: „Berechtigte Kritik hat ihren Platz. Das Gleiche gilt aber auch für berechtigtes Lob.“.

Bürokratiekosten explodieren weiter

Für Unternehmen ist das kein Randthema. Laut dem Institut der Deutschen Wirtschaft steigen die Bürokratiekosten seit mindestens einem Jahr wieder deutlich an, allein Dokumentationspflichten schlagen mit 64 Mrd. Euro jährlich zu Buche. Das Personal des Beamtenapparats kostet demnach-Berechnungen zusätzlich rund 242,4 Mrd. Euro pro Jahr. Langsame Prozesse gelten in Deutschland längst als offenkundiger Standortnachteil, den auch Firmen im direkten Austausch mit Behörden regelmäßig zu spüren bekommen.

Thomas Hoppe vom Verband der jungen Unternehmer ordnet das laut Business Insider so ein: „Die Ergebnisse sprechen nicht für faule Beamte, sondern für ein schlechtes System.“ Auch Unternehmen erlebten immer wieder motivierte Ansprechpartner, die jedoch in Zuständigkeiten, Dokumentationspflichten und Freigabeschleifen festhingen, so Hoppe weiter. Mehr Personal sieht er kritisch: „Mehr Menschen in ein ineffizientes System zu setzen, macht zunächst einmal nur das System teurer.“ Aus Sicht des gesamten Staates dürfe die Antwort nicht immer eine zusätzliche Stelle sein, mahnt er an. Dennoch würden 33 Prozent der Beamten selbst mehr Personal einstellen, nur 28 Prozent würden stattdessen Dokumentationspflichten abbauen. Diese Diskrepanz zwischen der von Experten geforderten Effizienzsteigerung und dem Wunsch der Beschäftigten nach mehr Personal gilt als zentraler Zielkonflikt der Verwaltungsreform.

Digitalisierung schafft neue Hürden

Künstliche Intelligenz ist in Behörden längst angekommen, 66,1 Prozent arbeiten jedoch mit mindestens vier verschiedenen Softwareanwendungen parallel. Das bedeute laut den Studienmachern einen spürbaren zusätzlichen Koordinationsaufwand.

Bemerkenswert: Unter sonstigen Tools nutzen mehr Behörden geografische Informationssysteme als spezialisierte KI-Programme, wie die Auswertung von 691 Antworten in dieser Kategorie zeigt. Die Digitalisierung allein dürfte das Grundproblem damit nicht lösen, solange parallele Systeme zusätzliche Abstimmungsaufwände erzeugen statt Prozesse zu vereinfachen.

Business Punk Check

Der öffentliche Dienst hat kein Motivationsproblem, sondern ein Strukturproblem: 64 Mrd. Euro Dokumentationskosten und 242,4 Mrd. Euro Personalausgaben erzeugen trotzdem nur 1,9 Prozent planmäßig laufende Projekte. Für Mittelständler, die auf schnelle Genehmigungen angewiesen sind, ist das kein abstraktes Politikthema, sondern ein direkter Wettbewerbsnachteil gegenüber Österreich und der Schweiz, wo das Verwaltungsvertrauen deutlich höher liegt. Entscheider im Mittelstand sollten die Debatte um mehr Behördenpersonal nüchtern beobachten, denn Hoppes Einwand trifft den Kern: zusätzliche Stellen in einem ineffizienten System verteuern nur das bestehende Chaos. Wer auf Digitalisierung als Lösung setzt, muss zugleich das Tool-Wirrwarr aus vier und mehr Anwendungen pro Behörde mitdenken. Hier entscheidet sich, ob KI-Einsatz tatsächlich Prozesse beschleunigt oder nur eine weitere Softwareebene über bestehende Bürokratie legt.

Auf einen Blick

• Nur 1,9 Prozent der Befragten geben an, dass ihre Behördenprojekte planmäßig verlaufen, während 83,6 Prozent sich als hochmotiviert bezeichnen.
• 61,5 Prozent nennen Bürokratie und Genehmigungswege als größtes Hemmnis, gefolgt von Personalmangel und fehlenden Finanzmitteln.
• Dokumentationspflichten kosten laut Institut der Deutschen Wirtschaft jährlich 64 Mrd. Euro, der Beamtenapparat insgesamt rund 242,4 Mrd. Euro.
• Kommunale Mitarbeiter leiden mit 46,5 Prozent deutlich stärker unter Geldmangel als Beschäftigte in Bundesbehörden mit gut 17 Prozent.

Quellen: Live, Presseportal, KI-unterstützt