Hybrides Arbeiten: So gelingt die Symbiose zwischen Büro und Homeoffice

Ein Gastbeitrag von Julius Bolz

Viele Menschen arbeiten wieder an ihrem ursprünglichen Arbeitsplatz: das Büro. Das Credo? Back to normal. Aber wird die Fünf-Tage-Bürowoche wirklich wieder zur Normalität? Vermutlich nicht. Einen Run auf die Büros wird es wohl kaum geben. Hybrides Arbeiten bleibt Trend. Für Mitarbeiter:innen und Unternehmen bedeutet diese Entwicklung einen enormen Gewinn an Flexibilität. Gleichzeitig bringt der Wechsel in eine hybride Arbeitswelt allerdings auch viele neue Herausforderungen mit sich. Aber worauf genau müssen Unternehmen bei der Umsetzung von hybriden Arbeitsmodellen eigentlich achten, damit diese gelingen? 

Die Büroräume werden kleiner – Kommt jetzt der „Kampf um Arbeitsplätze“?

Die Nachfrage nach kleineren Büroeinheiten steigt, weil Firmen vermehrt ihre Großraumbüros auflösen. Kleinere Büros bedeuten natürlich auch, dass weniger Arbeitsplätze und weniger Fläche zur Verfügung stehen. Damit es nicht zu einem „Kampf um die Arbeitsplätze“ kommt, müssen zukünftige Büroflächen sinnvoll und realistisch geplant und dann umgesetzt werden. In hybriden Arbeitsmodellen bestehend aus Remote-Work, Homeoffice und Office braucht nicht mehr jede:r Angestellte einen eigenen, zugewiesenen Arbeitsbereich.

Stattdessen geht der Trend hin zu allgemein zugänglichen Arbeitsplätzen. Wichtig ist dabei die Einführung eines Vergabe-Tools, über das Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsplatz rechtzeitig buchen können. So umgeht man die Gefahr, dass nicht genug Arbeitsplätze zur Verfügung stehen und die Auslastung des Büros erfolgreich gemanaged werden kann.

Das Büro von Morgen ist ein Ort der Zusammenkunft 

Mit dem Aufstieg mobiler Arbeitsmodelle ergibt sich auch ein Funktionswandel der Büros. Diese dienen nun nicht mehr primär als Arbeitsplatz im Unternehmen, sondern vor allem als Treffpunkt für Kreativität, Innovation und Kommunikation. Das Büro der Zukunft lässt sich so in drei Kernbereiche unterteilen: „Fokus“, „Kreativität & Meetings“ und „Soziales“.  

Mit „Fokus“ ist Stillarbeit gemeint. Für diese sollten Unternehmen eine Fläche mit ruhiger Atmosphäre und flexiblen Arbeitsplätzen schaffen, die alle Angestellten individuell buchen können. Regeln können für die notwendige Ruhe sorgen, damit hier auch wirklicher Fokus gewährleistet werden kann. 

Für den kreativen Austausch sollte es dann ebenfalls einen eigenen Bereich mit Konferenztischen, Flip-Charts und Sitzecken geben. In kleinen Gruppen kann hier all das besprochen werden, was für die Arbeit im Team wichtig ist. Dazu gehören auch die größeren Wochen-Meetings oder auch Kunden-Kickoffs. 

Die übrigen Bereiche sind schließlich für den informellen Austausch und das soziale Miteinander gedacht. In einer kleinen Kaffeepause in der Küche oder einem Lounge-Bereich können sich die Kolleg:innen auch privat besser kennenlernen und austauschen oder in der Kickerecke neue Kraft für den Arbeitstag tanken. Gerade in hybriden Modellen ist diese Möglichkeit zum persönlichen Miteinander besonders wichtig. Denn im Homeoffice finden keine zufälligen Gespräche auf dem Flur oder beim Kaffeeholen statt. Auch eine schöne Rooftop-Terrasse und andere Outdoor-Bereiche werden für den Mittagslunch oder die Pause zunehmend wichtiger. 

Zwei gleichwertige Arbeitsplätze

Zunächst müssen Rahmenbedingungen für das hybride Arbeitsmodell geschaffen werden. Wichtig ist dabei vor allem die Etablierung von digitalen Kommunikations-, Zeiterfassungs- und Planungs-Tools. Nur so können die hybriden Teams bestmöglich performen, auch wenn die Kolleg:innen nicht alle an einem Ort sind. Damit das Team von überall optimal arbeiten kann, braucht es außerdem eine ideale, digitale Ausstattung der Arbeitsplätze – auch zu Hause.

Eine Möglichkeit, um alle Mitarbeiter*innen flexibel und auch kurzfristig ausstatten zu können, ist die Anmietung von Möbeln, elektronischen Geräten und Kommunikationstechnik. Ein solches Mietmodell bietet zusätzlich den Vorteil, dass sich Unternehmen nicht in große Investitionskosten stürzen müssen. Schließlich sollten für die Mitarbeiter:innen bei hybriden Arbeitsmodellen bestenfalls zwei Arbeitsplätze zur Verfügung stehen: einer zu Hause und einer im Büro. 

Bei der Ausstattung des gesamten Teams handelt es sich um einen relativ komplexen Prozess, schließlich wohnt und arbeitet jede:r Mitarbeiter:in woanders, eventuell sogar in verschiedenen Städten. Um die Ausstattung dennoch so einfach wie möglich zu organisieren und zu handhaben, können digitale Office-Management-Plattformen hilfreich sein. So kann von einem (digitalen) Ort das gesamte Büroinventar aller Mitarbeiter:innen bestellt und verwaltet werden.

Das Aufrechterhalten der Teamkultur bei digitaler Zusammenarbeit auf Distanz

Wenn Mitarbeiter:innen sich künftig immer mehr auf das Büro und Homeoffice aufteilen und somit nicht mehr jeden Tag im Unternehmen zusammenkommen, müssen Arbeitgeber:innen und HR-Manager:innen sich andere Möglichkeiten überlegen, wie sie den Zusammenhalt im Team aufrecht erhalten können. In der Pandemie wurden dazu an vielen Stellen digitale Kaffeepausen oder Online-Spieleabende für die Angestellten entwickelt, um zu Hause nicht den Anschluss zu verlieren.

In Zukunft muss die Teamkultur aber auch in anderen Zusammenhängen wieder mehr gefördert werden. Zum Beispiel dann, wenn es um das Onboarding neuer Kolleg:innen geht. Um ihnen direkt einen guten Start im Team zu ermöglichen – trotz Remote Work und hybridem Arbeiten – können zum Beispiel enge Einzelgespräche und festgelegte Welcomes im ganzen Team geplant werden. 

Beim hybriden Arbeiten darf keinesfalls gelten: Aus den Augen aus dem Sinn. Die Motivation derjenigen, die von zu Hause aus arbeiten, sollte unbedingt bewahrt werden – trotz der Tatsache, dass sie nicht persönlich vor Ort sind. Auf diese Weise kann es schließlich auch gelingen, eine ganz neue Performance-Kultur zu schaffen. Denn hybride Modelle ermöglichen es, dass jede:r Mitarbeiter:in immer da arbeiten kann, wo er oder sie am produktivsten ist.   

Unternehmen müssen also viele verschiedene Bausteine zusammensetzen, damit ihre Angestellten in Zukunft in erfolgreichen hybriden Arbeitsmodellen arbeiten können. Die Corona-Pandemie hat die dafür nötigen Technologien und Denkweisen in entscheidender Weise beschleunigt. Unternehmen sollten diesen Entwicklungsschub nun nutzen und frühzeitig Prozesse für das hybride Arbeiten der Zukunft implementieren.