Home-Office-Ausstattung: Wer zahlt es – Arbeitgeber oder Arbeitnehmer?

Laptop, Strom, Schreibtisch: Im Homeoffice bleibt die Kostenfrage oft ungeklärt. Das Bundesarbeitsgericht hat klare Regeln aufgestellt, doch kaum ein Betrieb nutzt sie.

Ein Softwareentwickler ohne Firmenlaptop hat einen Anspruch, keinen Gefallen bekommen. Das Bundesarbeitsgericht entschied bereits 2021, dass Arbeitgeber essenzielle Arbeitsmittel stellen müssen, nicht nur dürfen (Az. 5 AZR 334/21), wie Unsere Kanzlei dokumentiert. Trotzdem verhandeln viele Beschäftigte ihre Homeoffice-Ausstattung wie einen Gefallen statt wie ein Recht. Die rechtliche Lage ist eindeutiger als ihr Ruf.

Zwischen Fürsorgepflicht, Steuervorteilen und Verhandlungsmasse entsteht ein Spielfeld, auf dem informierte Arbeitnehmende gewinnen und uninformierte draufzahlen. Hinzu kommt, dass der Gesetzgeber seit der Corona-Pandemie nachgebessert hat. Mit der Corona-Arbeitsschutzverordnung vom 27. Januar 2021 stellte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales klar, dass die Vorschriften der Arbeitssicherheit und des Arbeitsschutzes ohne Einschränkung auch für das Homeoffice gelten, wie Mittelstandsschutz berichtet. Der Begriff Homeoffice wurde dabei auf alle Tätigkeiten erweitert, die in der Wohnung eines Arbeitnehmers ausgeführt werden.

Pflicht statt Kulanz beim Equipment

Die Unterscheidung ist simpel, wird aber selten sauber gezogen: Notwendige Arbeitsmittel müssen gestellt werden, nützliche nicht. Ein leistungsstarker Rechner für Softwareentwicklung zählt zur ersten Kategorie, ein Kabelmanagement-System zur zweiten, so Unsere Kanzlei. Wer allerdings freiwillig ins Homeoffice wechselt, obwohl ein Bürodesk zur Verfügung steht, hat laut einem älteren BAG-Urteil keinen Anspruch auf Ausstattung (9 AZR 14/10). Die Schlüsselfrage lautet also nicht „Wer arbeitet von zuhause?“, sondern „Wer hat die Entscheidung getroffen?“. Diese Pflicht steht nicht isoliert, sondern ist Teil eines größeren Rahmens. Nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sind Arbeitgeber verpflichtet, erforderliche Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu treffen, deren Wirksamkeit zu überprüfen und sie bei Bedarf anzupassen, erklärt Mittelstandsschutz.

Konkret bedeutet das: Wer Mitarbeitende ins Homeoffice schickt oder dort arbeiten lässt, muss auch dort die Arbeitsbedingungen beurteilen. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) legt fest, wie diese Gefährdungsbeurteilung und die Unterweisung der Beschäftigten im Homeoffice zu erfolgen haben. Dabei sind laut Mittelstandsschutz sowohl physische Belastungen am Bildschirmarbeitsplatz als auch psychische Gefährdungen zu berücksichtigen, etwa durch mangelnde Ergonomie oder fehlende Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatleben. In der Praxis war die Durchführung einer solchen Gefährdungsbeurteilung lange mit hohem Aufwand verbunden, weil eine Begehung vor Ort durch Arbeitgeber, Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Betriebsarzt notwendig war. Digitale Tools haben diesen Prozess inzwischen vereinfacht, sodass Beschäftigte ihre Arbeitsumgebung selbst per Smartphone oder Laptop dokumentieren können, so Mittelstandsschutz. Für Arbeitgeber heißt das: Die Ausstattungspflicht lässt sich nicht mehr mit Verweis auf organisatorischen Aufwand aussitzen.

Pauschale statt Einzelabrechnung

Strom, Internet, Miete: Die Trennung zwischen beruflicher und privater Nutzung ist in der Praxis kaum sauber zu führen. Deshalb hat sich die monatliche Kostenpauschale als pragmatische Lösung durchgesetzt. Als Richtwert gelten 50 Euro für Miet-, Strom- und Heizkosten, wie Getpliant berichtet.