Home-Office-Ausstattung: Wer zahlt es – Arbeitgeber oder Arbeitnehmer?

Der Haken dabei: Ein Erstattungsanspruch besteht laut Arbeitsstättenverordnung nur, wenn ein fest eingerichteter Telearbeitsplatz vorliegt und kein betrieblicher Arbeitsplatz mehr zur Verfügung steht. Wer nur gelegentlich remote arbeitet, geht meist leer aus. Diese Abgrenzung sorgt in vielen Betrieben für Verwirrung, weil der Unterschied zwischen mobilem Arbeiten, Telearbeit und klassischem Homeoffice selten klar kommuniziert wird, worauf auch Mittelstandsschutz hinweist.

Steuerbonus ohne Arbeitszimmer

Seit dem 1. Januar 2023 gilt eine neue Rechtslage, die viele Arbeitnehmende noch nicht kennen. Die Homeoffice-Pauschale wurde entfristet und von 600 Euro auf bis zu 1.260 Euro jährlich angehoben, berichtet Getpliant. Pro Tag im Homeoffice lassen sich sechs Euro absetzen, bei bis zu 210 statt vorher 120 Arbeitstagen. Der entscheidende Unterschied zur alten Regelung: Ein separates Arbeitszimmer ist nicht mehr Voraussetzung. Wer am Küchentisch arbeitet, profitiert jetzt genauso wie Menschen mit eigenem Büro.

Parallel dazu lässt sich die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro für Büromöbel und -material geltend machen, unabhängig von der Homeoffice-Pauschale. Diese steuerliche Erleichterung entlastet zwar Arbeitnehmende, ersetzt aber nicht die arbeitsrechtliche Ausstattungspflicht des Arbeitgebers. Beide Ebenen, Steuerrecht und Arbeitsrecht, laufen parallel und werden in der betrieblichen Praxis häufig vermischt, obwohl sie unterschiedliche Anspruchsgrundlagen haben.

Future Skills heißt auch Vertragslesen

New Work wird oft als Frage von Technologie und Mindset verhandelt. Tatsächlich entscheidet sich viel an der Frage, wer eine Home-Office-Vereinbarung verhandelt hat und wer nicht. Digital Leadership bedeutet hier konkret: Führungskräfte, die Ausstattungsfragen proaktiv regeln, sparen sich spätere Konflikte und binden Mitarbeitende stärker.

Für Arbeitgeber bedeutet das auch, die eigene Gefährdungsbeurteilung nicht als lästige Pflichtübung, sondern als Teil der Ausstattungsplanung zu verstehen, wie Mittelstandsschutz nahelegt. Wer die Arbeitsbedingungen im Homeoffice systematisch erfasst, erkennt zugleich, welche Arbeitsmittel notwendig sind und spart sich spätere Diskussionen über Einzelansprüche. Für Arbeitnehmende gehört das Verständnis arbeitsrechtlicher Ansprüche inzwischen zu den Future Skills, die über reine Fachkompetenz hinausgehen.

Business Punk Check

Remote Work wird als Selbstläufer verkauft, in dem jeder bekommt, was er braucht. Die Realität sieht anders aus: Ohne schriftliche Vereinbarung verhandeln Beschäftigte ihre Ausstattung im luftleeren Raum, während das BAG längst klare Ansprüche formuliert hat. Wer nicht fragt, bekommt oft nichts, obwohl ihm rechtlich mehr zusteht. Für Entscheider bedeutet das zwei Optionen. Wer früh in klare Betriebsvereinbarungen investiert, vermeidet teure Einzelfallstreitigkeiten und signalisiert Vertrauen. Wer abwartet, verlagert das Risiko auf unklare mündliche Absprachen, die bei Konflikten selten zugunsten des Unternehmens ausgehen. New Work ohne Vertragssicherheit ist kein Fortschritt, sondern verschobene Verantwortung.

Auf einen Blick

• Das Bundesarbeitsgericht verpflichtet Arbeitgeber laut Unsere Kanzlei seit 2021 zur Bereitstellung essenzieller Arbeitsmittel im Homeoffice.
• Seit dem 1. Januar 2023 ist die Homeoffice-Pauschale entfristet und auf bis zu 1.260 Euro jährlich angehoben, ein separates Arbeitszimmer ist dafür nicht mehr nötig.
• Für laufende Kosten wie Strom und Internet hat sich laut Getpliant eine monatliche Pauschale von mindestens 50 Euro als Richtwert etabliert.
• Ein Erstattungsanspruch für Ausstattung besteht in der Regel nur bei fest eingerichteten Telearbeitsplätzen ohne zusätzlichen Büroarbeitsplatz.

Quellen: Mittelstandsschutz, Unsere Kanzlei, Getpliant, KI-unterstützt